HEBED is the billing tool to understand and improve the profitability of every client case. By linking AI-assisted time and costs to each engagement, it helps partners decide what to bill, how to price future work, and where to invest in AI.
HEG GenèveHES-SO · Applied research
InnosuisseInnovation Cheque supportGeneral assistants, specialist AI tools and private models
OpenAI
Claude
Mistral
Harvey
Legora
Copilot
Deepjudge
Omnilex
PerplexityPPrivate modelsAs featured in
AI now drafts, researches and analyses on client files. Its time and cost stay in the AI tools, disconnected from the engagement, the time entries and the fee.
Fixed feesNo one knows what the fee really pays.
Supported AI activity, in the tools your team uses.
Linked automatically to the right engagement, beside your time entries and fees.
You choose how each engagement and each tool is treated.
HEBED works beside your time and billing system. It never bills anything on its own.
OpenAIClaudeMistralHarveyLegoraCopilotDeepjudgeOmnilexPerplexityPPrivate modelsSet up once between your people and their AI tools. Agree which tools and data are in scope.
Your people keep the AI tools they use today.
Captured automatically per session, then linked to the engagement beside its time entries.
Select the proxy to see supported AI activity become visible and ready to link to the right engagement.
The proxy captures AI time and cost in supported tools. Fees, rates and billing rules come from your firm. Tool coverage and data scope are agreed with each firm before set-up.
Legal, accounting and consulting: firms that bill by the hour or by fixed fee. AI changes each model differently.
Your engagements, with AI-assisted time and cost beside time entries and fees.
One view per engagement. The decision stays with you.
Captured by HEBEDYour records
Captured by HEBED · all practices · year to date
| Engagement | AI-assisted time | AI cost |
|---|---|---|
| 24-018 | 126h 40m | CHF 16,840 |
| 24-031 | 112h 15m | CHF 14,920 |
| 24-045 | 118h 05m | CHF 16,324 |
| Not yet linked | 37h 20m | CHF 4,756 |
Every AI session, linked to an engagement. Anything unlinked stays visible for review.
Time entries are the hours your team records. AI-assisted time is the time spent in AI tools. The two can overlap, so HEBED keeps them separate and you decide.
Fees = hours billed × rate. For AI-assisted time, you decide: already recorded, added to the invoice, or absorbed.
Effective rate = agreed fee ÷ hours of work. Higher is better: it rises when AI saves hours and falls when AI adds to them.
Licences and usage, allocated by use. Shown as a share of fees.
Firm-wide: licences, usage and training, to decide where to invest next.
Short answers. The details are agreed with your firm before set-up.
For each AI session: the tool, the professional, the time, the cost and the engagement. What is in scope, and what stays out, is agreed with your firm before set-up.
No. HEBED never bills on its own. It shows AI-assisted time and cost beside your time entries and fees. You set the rates and billing rules, and you decide whether AI-assisted work is already recorded, added to the invoice, absorbed or reflected in future pricing.
You do. Tools, teams and data are agreed before set-up and can be changed later.
No. It is shown beside the time entries, never added to them. You decide whether it is already recorded, invoiced or absorbed.
No. The goal is fewer total hours for the same work, and a price that reflects the real effort. AI that saves hours raises what a fee pays per hour; AI that adds hours shows where a method needs review.
Nothing new. They keep using their AI tools. HEBED captures supported activity automatically, and anything it cannot link stays visible for review.
From your own records. HEBED does not replace your time or billing system.
Licences and usage for the tools in scope, allocated to engagements by use.
Your engagements, with AI-assisted time and cost beside time entries and fees.
AI-assisted time and cost behind each matter, beside your time entries and fees. Decide how AI work is billed on hourly matters, and see what fixed fees really pay.
For law firms
What you can review, matter by matter.
Decide whether AI-assisted time is already in the time entries, added to the invoice or written off.
See the effective rate on each fixed-fee matter, with AI-assisted time included.
Price future matters from observed work.
When AI cuts hours, an hourly matter bills less and a fixed-fee matter pays more per hour. Both need the AI work in view.
Legal · AI-assisted time, cost and fee type
| Matter | Fee type | AI cost |
|---|---|---|
| M-2041 · Corporate | Hourly | CHF 2,480 |
| M-2077 · Employment | Fixed fee | CHF 1,510 |
| L-3110 · Litigation | Hourly | CHF 3,050 |
| M-2093 · Real estate | Fixed fee | CHF 1,000 |
AI-assisted time is captured automatically and shown beside time entries, never added to them. Hourly: you decide how it is billed. Fixed fee: see what the fee pays per hour.
Your people keep their AI tools. You decide which tools and data are in scope, and HEBED links each AI session to the right matter and practice team.
OpenAIClaudeMistralHarveyLegoraCopilotDeepjudgeOmnilexPerplexityPPrivate modelsSet up once between your people and their AI tools. Agree which tools and data are in scope.
Your people keep the AI tools they use today.
AI time and cost captured automatically in supported tools and linked to matters and practice teams.
Select the proxy to see supported AI activity become visible and ready to link to the right matter and practice team.
Illustrative flow. Tool coverage, data access and confidentiality scope are agreed with each firm before set-up.
See AI-assisted time and cost beside the fees and time entries of your own engagements.
AI-assisted time and cost on recurring client work, beside your time entries and fees. See what each client really takes.
For accounting, fiduciary, tax and audit firms
What you can review, client by client.
Decide how AI-assisted time on hourly advisory work is billed.
Compare each recurring fee with the time entries, AI-assisted time and AI cost behind it.
Use observed effort when you renew a recurring fee.
The agreed fee is visible. Preparation, review, AI-assisted work and AI cost decide how well it holds up.
Accounting · AI-assisted time, cost and fee type
| Client | Fee type | AI cost |
|---|---|---|
| 4471 · Annual accounts | Fixed fee | CHF 1,630 |
| 5102 · Tax return | Fixed fee | CHF 760 |
| 3388 · Advisory | Hourly | CHF 1,240 |
| 6015 · Audit support | Fixed fee | CHF 1,990 |
AI-assisted time is captured automatically and shown beside time entries, never added to them. Hourly: you decide how it is billed. Fixed fee: see what the fee pays per hour.
Your people keep their AI tools. You decide which tools and data are in scope, and HEBED links each AI session to the right client and assignment.
OpenAIClaudeMistralCopilotPPrivate modelsSet up once between your people and their AI tools. Agree which tools and data are in scope.
Your people keep the AI tools they use today.
AI time and cost captured automatically in supported tools and linked to clients and assignments.
Select the proxy to see supported AI activity become visible and ready to link to the right client and assignment.
Illustrative flow. Tool coverage, data access and confidentiality scope are agreed with each firm before set-up.
See AI-assisted time and cost beside the fees and time entries of your own engagements.
AI-assisted time and cost on each engagement, beside consultant time entries and fees, for hourly and fixed-price projects.
For consulting and advisory firms
What you can review, engagement by engagement.
Decide how AI-assisted time on hourly work appears on the invoice.
See what each project fee pays per hour, with AI-assisted time included and AI cost beside it.
Use actual engagement effort when setting the next fee.
On hourly work, AI-assisted time raises a billing question. On a fixed fee, it changes what the price really pays per hour.
Consulting · AI-assisted time, cost and fee type
| Project | Fee type | AI cost |
|---|---|---|
| C-118 · Strategy | Fixed fee | CHF 4,220 |
| C-124 · Transformation | Hourly | CHF 5,640 |
| C-131 · Due diligence | Fixed fee | CHF 2,590 |
| C-140 · Operations | Hourly | CHF 1,840 |
AI-assisted time is captured automatically and shown beside time entries, never added to them. Hourly: you decide how it is billed. Fixed fee: see what the fee pays per hour.
Your people keep their AI tools. You decide which tools and data are in scope, and HEBED links each AI session to the right engagement and delivery phase.
OpenAIClaudeMistralCopilotPPrivate modelsSet up once between your people and their AI tools. Agree which tools and data are in scope.
Your people keep the AI tools they use today.
AI time and cost captured automatically in supported tools and linked to engagements.
Select the proxy to see supported AI activity become visible and ready to link to the right engagement and delivery phase.
Illustrative flow. Tool coverage, data access and confidentiality scope are agreed with each firm before set-up.
See AI-assisted time and cost beside the fees and time entries of your own engagements.
HEBED Community brings together professionals, business leaders, researchers and students in Geneva to look at how AI is really used at work: its value, its limits and the safeguards it needs.
Three audiences, one aim: help people use AI with confidence and keep enough critical distance to judge what it produces.
A teaching session on how large language models produce their answers, where they go wrong and how to handle sensitive information.
A seminar for SME leaders with a live AI agent built for the session: the practical value it brings, and the risks once a system acts beyond a single prompt.
HEBED presented the product and discussed what organisations can see of their AI use, where safeguards are needed and how controls stay clear as tools change.
Held for SME leaders at the Mövenpick Hotel in Geneva. An AI agent built for the session shows its practical value inside a business, and the risks that appear when a system acts beyond a single prompt.
Open to anyone who wants practical, grounded conversations about AI at work.
Lawyers, accountants and consultants using AI on client work.
People studying how AI is adopted and governed.
SME executives and founders deciding how AI enters their business.
Hear about our next sessions and discussions on AI in professional practice.
AI now does part of the work in legal, accounting and consulting firms. Much of its time and cost stays out of sight. HEBED makes it visible, so you can decide what it is worth.
HEG GenèveHES-SO · Applied researchInnosuisseInnovation Cheque supportAI is entering client work faster than firms can see or measure it. Much of its time and cost never reaches an engagement.
Applied research at HEG Genève (HES-SO) into how AI is adopted at work, including Shadow AI: use that grows before anyone can see it.
Time and billing systems understand hours, engagements and fees. AI adds a layer of work and cost they were never built to see.
HEBED makes that layer visible and connects it to engagements, time entries and fees, so you can decide what it is worth. Developed in Geneva with support from an Innosuisse Innovation Cheque.
Billing intelligence for the AI era, built for professional services.
HEBED-LEGAL-TOS-FR · Version 1.0 · Imprimé depuis https://www.hebed.ch/fr/legal/terms
01 · Document contractuel
Le contrat principal de l'Offre standard HEBED Billing Intelligence
| Document | Conditions générales d'utilisation SaaS HEBED |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Dernière mise à jour | 19 octobre 2026 |
| Prestataire | EDWARD TANDIA, HEBED AI (entreprise individuelle, marque HEBED), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Suisse · Registre du commerce de Genève n° CH-660.6.443.025-3 · IDE CHE-251.223.066 |
| Contact | contact@hebedai-office.com |
| Documents liés | Accord standard de sous-traitance · Conditions relatives à l'utilisation des données · Politique de confidentialité |
1.1 Les présentes Conditions générales d'utilisation SaaS (les « CGU ») régissent l'accès au service HEBED Billing Intelligence et son utilisation dans le cadre de l'offre standard en libre-service de HEBED (l'« Offre standard »).
1.2 Le contrat entre HEBED et le Client (le « Contrat ») se compose des documents suivants, chacun dans la version acceptée par le Client :
1.3 Le DPA standard et les Conditions d'utilisation des données sont expressément intégrés aux présentes CGU. En acceptant les CGU, le Client accepte également le DPA standard et les Conditions d'utilisation des données. Chacun de ces documents est disponible à l'adresse indiquée ci-dessus, peut être téléchargé et enregistré avant l'acceptation et est transmis au Client après l'acceptation (clause 24).
1.4 Les documents suivants ont une valeur purement informative et ne créent pas d'obligations contractuelles : la Politique de confidentialité, la page « Sécurité et traitement des données », les pages d'aide, la documentation du produit et le matériel marketing. Les mesures de sécurité contractuelles de HEBED sont celles de l'Annexe 2 du DPA standard. La Liste des sous-traitants publiée sous /legal/subprocessors constitue l'Annexe 3 du DPA standard et a, dans cette mesure, une valeur contractuelle.
1.5 Ordre de priorité. En cas de contradiction :
1.6 Aucune autre condition. Aucune autre condition ne s'applique à l'Offre standard. Cela inclut les conditions affichées lors de l'installation, de la connexion ou d'une mise à jour du logiciel, les conditions d'achat du Client et toute condition figurant dans une facture ou un e-mail, sauf accord contraire de HEBED et du Client dans un document signé par les deux Parties.
1.7 Contrats Business/Enterprise. Si HEBED et le Client signent un contrat distinct, par exemple un Master Data Processing Agreement et un Master Data Transfer and Use Agreement HEBED, ce contrat remplace les documents correspondants de l'Offre standard dans son champ d'application.
2.1 Les termes commençant par une majuscule ont le sens suivant. Les termes définis dans le DPA standard ont le même sens dans les CGU.
« HEBED » : EDWARD TANDIA, HEBED AI, entreprise individuelle de droit suisse dont le titulaire est Edward Tandia, inscrite au registre du commerce du canton de Genève sous le numéro CH-660.6.443.025-3 (IDE CHE-251.223.066), dont le siège est Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Suisse, et qui fournit le Service sous la marque HEBED.
« Client » : la personne qui accepte les CGU et est titulaire du compte, soit un professionnel exerçant en son nom propre (un « Professionnel indépendant »), soit un cabinet ou une autre personne morale représentée par une personne autorisée, dans tous les cas actif dans un secteur visé à la clause 3.1, let. a.
« Utilisateur » : une personne physique autorisée par le Client à utiliser le Service dans le cadre de son compte. Un Professionnel indépendant qui utilise seul le Service est à la fois Client et Utilisateur.
« Service » : le service HEBED Billing Intelligence décrit à la clause 6, y compris l'application web HEBED, le Composant de capture et l'assistance correspondante.
« Composant de capture » : le logiciel HEBED installé sur l'appareil d'un Utilisateur afin d'observer les interactions avec les Outils IA pris en charge (clause 9).
« Outils IA pris en charge » : les outils d'IA de tiers avec lesquels le Composant de capture est conçu pour fonctionner, tels qu'ils sont proposés dans le compte au moment où le Client les sélectionne et tels qu'ils sont consignés dans le Récapitulatif de configuration.
« Outils IA du Client » : les Outils IA pris en charge que le Client ou ses Utilisateurs utilisent en vertu de leurs propres contrats avec les fournisseurs de ces outils.
« Données du Client » : l'ensemble des données traitées par HEBED pour le compte du Client dans le cadre du Service, telles que définies dans le DPA standard.
« Données de compte » : les données relatives au Client et à ses Utilisateurs que HEBED traite en qualité de responsable du traitement pour gérer le compte et le Contrat, comme décrit dans la Politique de confidentialité.
« Page des offres » : la page du site web de HEBED décrivant les offres alors proposées.
« Récapitulatif de commande » : le récapitulatif affiché avant que le Client confirme une offre, indiquant au minimum l'offre, ses fonctionnalités, le prix, les taxes, la période de facturation, la durée, le renouvellement et toute période d'essai (clause 13).
« Récapitulatif de configuration » : le récapitulatif généré dans le compte du Client qui consigne les Utilisateurs, les Outils IA du Client, les fonctionnalités activées et les versions des documents applicables au Client (DPA standard, Annexe 1, Partie B).
« Activation de la capture » : l'étape, dans le compte, par laquelle le Client confirme que la capture peut commencer sur un appareil (clause 5.5).
« Règles professionnelles » : les règles professionnelles, déontologiques et de confidentialité applicables au Client et à ses Utilisateurs selon leur profession, notamment, lorsqu'ils s'appliquent, l'art. 321 du Code pénal suisse (CP) (en particulier pour les avocats, les notaires et les réviseurs astreints au secret en vertu du Code des obligations), les art. 12 et 13 de la loi fédérale sur la libre circulation des avocats (LLCA), l'art. 730b al. 2 du Code des obligations (CO), le droit cantonal, les règles de toute association professionnelle dont ils sont membres et les engagements de confidentialité pris envers leurs clients.
3.1 Clients éligibles. L'Offre standard est réservée au Client qui :
3.2 Autres situations. Si une condition de la clause 3.1 n'est pas remplie, le Client ne peut pas utiliser l'Offre standard. HEBED proposera :
3.3 Usage professionnel. Le Client déclare accepter les CGU pour son activité professionnelle. L'Offre standard n'est pas proposée aux consommateurs.
3.4 Capacité et pouvoirs. La personne qui accepte les CGU déclare avoir l'exercice des droits civils et, si elle accepte au nom d'un cabinet, être autorisée à l'engager. HEBED peut demander une preuve raisonnable des pouvoirs.
3.5 Exactitude des déclarations. HEBED se fonde sur les déclarations du Client pour déterminer son éligibilité. Le Client informe HEBED sans délai si une déclaration devient inexacte, par exemple s'il ouvre un établissement hors de Suisse. HEBED peut alors proposer un contrat au sens de la clause 3.2 et, si aucun contrat n'est conclu dans un délai de trente (30) jours, chaque Partie peut résilier le Contrat selon la clause 20.4.
4.1 Professionnel indépendant. Le Professionnel indépendant contracte en son nom propre. HEBED l'identifie par :
Le Professionnel indépendant n'a pas besoin d'être inscrit au registre du commerce ni de disposer d'un numéro IDE pour utiliser l'Offre standard.
4.2 Cabinet. Un cabinet est identifié par sa raison sociale, sa forme juridique, l'adresse de son siège et, le cas échéant, son numéro IDE. La personne qui accepte les CGU est identifiée comme son représentant.
4.3 Aucune donnée inutile. HEBED ne demande ni pièce d'identité ni autre information administrative, sauf si cela est nécessaire pour vérifier l'éligibilité, facturer ou respecter la loi. Elle peut demander des informations complémentaires lorsqu'une déclaration d'éligibilité paraît inexacte.
5.1 Création du compte. La création d'un compte permet au Client de lire et d'enregistrer les documents contractuels et de configurer son compte. La création d'un compte ne déclenche, à elle seule, aucun traitement de Données du Client.
5.2 Conclusion. Le Contrat est conclu lorsque le Client, après avoir eu la possibilité de lire et d'enregistrer les documents énumérés à la clause 1.2, coche la case d'acceptation et clique sur le bouton de confirmation de l'écran d'acceptation, et que HEBED enregistre l'acceptation. HEBED confirme l'acceptation par e-mail sans délai (clause 24).
5.3 Effets de la conclusion. Dès la conclusion :
5.4 Offres payantes. Un abonnement payant n'est conclu que lorsque le Client confirme un Récapitulatif de commande selon la clause 13.
5.5 Activation de la capture. La capture des interactions ne commence sur un appareil qu'après que :
5.6 Avant l'Activation de la capture. HEBED ne traite que les Données de compte et les données techniques nécessaires à l'installation et à la vérification du Composant de capture. HEBED ne reçoit aucun contenu d'interaction avant l'Activation de la capture.
5.7 Correction des erreurs de saisie. Avant l'acceptation, le Client peut vérifier et corriger les informations saisies. Après l'acceptation, il peut corriger à tout moment les données de son compte dans les paramètres du compte.
6.1 Objet. Le Service est un service de Billing Intelligence destiné aux cabinets de services professionnels, notamment dans les services juridiques, la fiduciaire, la comptabilité et la fiscalité, et le conseil. Il aide le Client à comprendre l'économie de ses dossiers et mandats clients lorsqu'une partie du travail est assistée par des outils d'IA.
6.2 Fonctionnalités. Selon l'offre et selon les fonctionnalités effectivement disponibles et activées dans le Récapitulatif de configuration, le Service peut :
Les fonctionnalités disponibles dans chaque offre sont celles décrites sur la Page des offres et dans le Récapitulatif de commande au moment de l'acceptation.
6.3 Nature des résultats. Les résultats du Service sont des mesures, des estimations et des indicateurs. Ce ne sont ni des factures, ni des heures facturables juridiquement validées, ni des chiffres d'affaires, ni des bénéfices. Ils peuvent être incomplets ou inexacts, notamment lorsque l'activité a lieu hors du périmètre du Composant de capture (clause 9.6). Le Client demeure seul responsable de ses décisions de facturation, de tarification et d'affectation des ressources, ainsi que de la vérification de tout chiffre avant de s'y fier.
6.4 Ce que le Service n'est pas. Le Service n'est pas :
Il ne prend aucune décision de facturation à la place du Client.
6.5 Disponibilité. HEBED déploie des efforts raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. Sauf si le Récapitulatif de commande prévoit un niveau de service, HEBED ne garantit aucun niveau de disponibilité. HEBED peut interrompre le Service pour maintenance, de préférence en dehors des heures de bureau usuelles en Suisse, et informe le Client à l'avance des interruptions planifiées qu'elle prévoit importantes.
6.6 Évolution du Service. HEBED peut modifier les fonctionnalités du Service. Elle ne supprime pas une fonctionnalité essentielle d'une offre payante pendant la période de facturation en cours, sauf si la loi, la sécurité ou un tiers échappant à son contrôle l'impose. Dans ce cas, le Client peut résilier selon la clause 20.3.
6.7 Fonctionnalités d'intelligence artificielle. Certaines fonctionnalités du Service reposent sur des modèles d'IA exploités par HEBED sur sa propre infrastructure en Suisse (les « Modèles internes »). Leurs résultats sont générés de manière probabiliste, peuvent être incomplets ou inexacts et constituent des estimations au sens de la clause 6.3. Le Service ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard du Client, de ses Utilisateurs ou de ses clients. Il appartient au Client de vérifier les résultats avant de s'en servir, notamment pour établir une facture.
7.1 Informations exactes. Le Client fournit des informations exactes et complètes et les tient à jour.
7.2 Utilisateurs. Le Client peut autoriser des Utilisateurs dans la limite du nombre prévu par son offre. Chaque Utilisateur dispose d'un compte personnel. Le Client veille à ce que ses Utilisateurs respectent le Contrat et répond de leurs actes dans l'utilisation du Service.
7.3 Identifiants. Les identifiants sont personnels. Le Client et ses Utilisateurs les gardent confidentiels, utilisent les méthodes d'authentification proposées par HEBED et informent HEBED sans délai, à l'adresse contact@hebedai-office.com, de toute utilisation non autorisée présumée.
7.4 Aucun partage. Un compte ne peut pas être partagé entre plusieurs personnes ni utilisé pour fournir le Service à des tiers.
7.5 Administration. Dans un compte de cabinet, le Client désigne un ou plusieurs administrateurs. Les administrateurs peuvent gérer les Utilisateurs, la configuration et les exports dans les limites de l'offre.
8.1 Octroi. HEBED concède au Client, pour la durée du Contrat, une licence non exclusive, non transférable et non sous-licenciable lui permettant :
exclusivement pour l'activité professionnelle propre du Client et conformément au Contrat.
8.2 Propriété intellectuelle. HEBED et ses concédants conservent tous les droits sur le Service, les logiciels, la documentation et les marques de HEBED. Le Client conserve tous les droits sur les Données du Client (Conditions d'utilisation des données, article 10).
8.3 Restrictions. Le Client s'abstient, et ne permet à personne :
8.4 Mises à jour. HEBED peut fournir des mises à jour du Composant de capture et de l'application web. Certaines mises à jour peuvent être nécessaires pour des raisons de sécurité ou de compatibilité. Si le Client n'installe pas une mise à jour nécessaire, HEBED peut désactiver la capture sur l'appareil concerné après l'en avoir informé. Les mises à jour ne modifient pas le Contrat. Toute modification du Contrat suit la clause 22.
8.5 Composants open source. Le logiciel peut contenir des composants open source. Leurs licences figurent dans le logiciel ou dans la documentation et prévalent pour ces seuls composants.
8.6 Fin de la licence. La licence prend fin avec le Contrat. Le Client désinstalle alors le Composant de capture selon la clause 21.3.
9.1 Fonctionnement. Le Composant de capture fonctionne comme un proxy local sur l'appareil de l'Utilisateur. Le trafic réseau entre l'appareil et les Outils IA pris en charge sélectionnés pour le compte transite par lui. Il peut donc accéder au contenu des interactions avec ces outils, tels que les prompts et les réponses, et en mesurer la durée. Il ne s'agit pas d'une simple extension de navigateur. La page « Sécurité et traitement des données » explique, par catégorie, quelles données sont observées, capturées, transmises à HEBED et conservées.
9.2 Installation et autorisations. Selon le système d'exploitation et la version du Composant de capture, l'installation peut nécessiter des droits d'administrateur sur l'appareil, la modification de paramètres de proxy du système ou des applications et l'installation d'un certificat local permettant au Composant de capture de lire le trafic chiffré avec les Outils IA pris en charge. Le programme d'installation et le guide d'installation indiquent les autorisations demandées. Le Client ne devrait pas installer le Composant de capture s'il ne les accepte pas.
9.3 Périmètre. Les engagements de HEBED quant au trafic que le Composant de capture lit, enregistre et transmet sont ceux de l'Annexe 2 du DPA standard (Mesures de sécurité contractuelles). Toute limite, tout filtre, tout masquage ou toute exclusion qui n'y figure pas n'est pas promis.
9.4 Compatibilité. Le Composant de capture est conçu pour fonctionner avec les Outils IA pris en charge. Les fournisseurs tiers peuvent modifier leurs outils à tout moment. HEBED ne garantit pas que le Composant de capture restera compatible avec un outil donné et informe le Client lorsqu'elle apprend que la capture ne fonctionne plus pour un Outil IA pris en charge.
9.5 Conditions des fournisseurs. Le Client vérifie que les contrats et règles applicables à ses Outils IA du Client, ainsi que les règles de son cabinet ou du propriétaire de l'appareil, permettent que le trafic avec ces outils transite par un proxy local. HEBED n'accepte aucune condition de tiers au nom du Client et ne modifie aucun paramètre des comptes du Client auprès des outils d'IA.
9.6 Limites. La mesure peut être incomplète ou inexacte, notamment lorsque :
9.7 Arrêt de la capture. La capture s'arrête sur un appareil lorsque le Composant de capture est fermé ou désinstallé. HEBED ne promet pas que l'arrêt prenne effet instantanément.
9.8 Appareils et environnements. Le Client n'installe le Composant de capture que sur des appareils dont il est propriétaire ou qu'il est autorisé à configurer. Il ne l'installe pas sur un appareil détenu ou géré par un employeur, un autre cabinet, un client, un tribunal ou tout autre tiers sans l'autorisation préalable de celui-ci. Lorsque plusieurs personnes utilisent un appareil, le Client veille à ce que seules les interactions d'Utilisateurs autorisés soient capturées et à ce que ces personnes soient informées.
9.9 Autres personnes. Le Composant de capture ne doit pas être utilisé pour capturer les interactions de personnes qui ne sont pas des Utilisateurs. Le Client informe ses Utilisateurs, avant l'Activation de la capture, de l'existence et de la finalité de la capture ainsi que des données traitées.
9.10 Désinstallation. Le Client peut désinstaller le Composant de capture à tout moment en suivant le guide de désinstallation. La désinstallation arrête la capture sur l'appareil concerné. Les données déjà reçues par HEBED sont conservées et supprimées selon le DPA standard.
10.1 Rôle de sous-traitant. HEBED traite les Données du Client en qualité de sous-traitant du Client, selon le DPA standard. Le Client est responsable du traitement des données personnelles contenues dans les Données du Client.
10.2 Utilisations des Données du Client. Ce que HEBED peut faire ou non avec les Données du Client est régi exclusivement par les Conditions d'utilisation des données. HEBED n'acquiert sur les Données du Client aucun autre droit que ceux qui y sont prévus.
10.3 Pas d'entraînement sur les contenus ni de réutilisation commerciale. HEBED n'utilise pas le contenu des interactions, les pièces jointes et documents ni les autres Données du Client permettant d'identifier le Client, un Utilisateur, un client du Client ou un dossier pour entraîner, affiner (fine-tuning) ou évaluer un modèle d'IA, qu'il s'agisse d'un Modèle interne ou du modèle d'un tiers. Pour le contenu des interactions, cette interdiction s'applique aussi après anonymisation ou agrégation. HEBED ne vend pas les Données du Client et ne les réutilise pas pour d'autres clients. Aucune exception ne peut être introduite par une modification des CGU, du DPA standard ou des Conditions d'utilisation des données. Une exception exige une autorisation écrite distincte signée par le Client (Conditions d'utilisation des données, article 5.3).
10.4 Données propres à HEBED. HEBED traite les Données de compte et les données des visiteurs de son site web en qualité de responsable du traitement, comme décrit dans la Politique de confidentialité. La Politique de confidentialité ne régit pas les Données du Client et ne confère à HEBED aucun droit sur celles-ci.
10.5 Confidentialité des informations de HEBED. Le Client garde confidentielles les informations non publiques relatives au Service que HEBED désigne comme confidentielles, telles que la documentation de sécurité non publique. Cela n'empêche pas le Client de communiquer ces informations à ses conseillers, à ses assureurs ou à ses autorités de surveillance tenus à la confidentialité.
10.6 Statistiques techniques anonymisées. Conformément à l'article 7 des Conditions d'utilisation des données, HEBED peut établir, à partir de données techniques d'exploitation et de mesures d'utilisation non identifiantes, des statistiques effectivement anonymisées ne contenant aucun contenu d'interaction, et les utiliser pour améliorer la fiabilité, les fonctionnalités, les algorithmes et les Modèles internes du Service. Des données pseudonymisées ou dont seuls les noms ont été retirés ne sont pas anonymisées au sens de la présente clause. Ces statistiques ne sont ni vendues ni communiquées à des tiers et ne servent jamais à entraîner le modèle d'un fournisseur d'IA tiers. Le Client peut exclure ses données de cette utilisation selon l'article 7.4 des Conditions d'utilisation des données.
10.7 Hébergement en Suisse. HEBED héberge l'application du Service, la base de données principale contenant les Données du Client et les Modèles internes sur une infrastructure située en Suisse. Cet engagement ne couvre pas les outils d'IA du Client (clause 12.1), les appareils des Utilisateurs, ni les prestataires et les accès décrits dans le DPA standard, qui restent soumis aux garanties qui y sont prévues.
11.1 Appréciation du Client. Avant l'Activation de la capture et pour chaque utilisation du Service, le Client détermine si et à quelles conditions l'utilisation du Service et de ses Outils IA du Client est compatible avec ses Règles professionnelles, ses conditions de mandat et les instructions de ses clients. Cela comprend :
HEBED fournit les informations figurant dans la page « Sécurité et traitement des données », dans la Liste des sous-traitants et dans le DPA standard pour faciliter cette appréciation. HEBED ne fournit pas de conseil juridique au Client.
11.2 Aucune autorisation par l'acceptation. L'acceptation des CGU ne rend pas, à elle seule, licite la communication d'informations protégées par le secret professionnel ou par un devoir de confidentialité envers des clients. Elle ne délie ni le Client ni ses Utilisateurs du secret professionnel ou de tout autre devoir de confidentialité.
11.3 Engagements de HEBED. HEBED est tenue aux obligations de confidentialité prévues à l'article 6 du DPA standard. Lorsque le Client ou ses Utilisateurs sont soumis à l'art. 321 CP, tels que les avocats (également selon l'art. 13 LLCA), les notaires ou les réviseurs, HEBED reconnaît agir, pour les besoins du Service, en qualité de leur auxiliaire. HEBED répond de ses propres manquements au Contrat et à la loi, ainsi que de ceux de ses sous-traitants ultérieurs.
11.4 Répartition. Aucune disposition de la présente clause 11 ne rend le Client responsable des propres manquements de HEBED ni ne libère HEBED de ses obligations au titre du Contrat.
11.5 Exigences supplémentaires. Si les Règles professionnelles du Client, ses clients ou une autorité de surveillance exigent des engagements que l'Offre standard ne contient pas, par exemple des lieux de traitement déterminés, des droits d'audit particuliers ou des formulaires de consentement des clients, le Client ne devrait pas activer la capture dans le cadre de l'Offre standard et peut demander un contrat selon la clause 3.2.
12.1 Outils IA du Client. Les Outils IA du Client sont fournis par des tiers en vertu des propres contrats du Client. Leurs fournisseurs ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de HEBED. HEBED ne répond pas de leurs traitements, notamment du lieu où ils traitent les données, de leur utilisation éventuelle pour l'entraînement, de leur durée de conservation et de l'accès éventuel de leur personnel. Le Client est responsable du choix et de l'utilisation de ces outils.
12.2 Prestataires de HEBED. HEBED fait appel aux prestataires figurant dans la Liste des sous-traitants pour fournir le Service. HEBED en répond selon le DPA standard.
12.3 Intégrations facultatives. Si HEBED propose une intégration facultative avec un service de tiers, celle-ci n'est activée que par le Client et est régie par les conditions de ce service. Le Récapitulatif de configuration la consigne.
13.1 Offres. Les offres proposées, leurs fonctionnalités, limites et prix sont ceux figurant sur la Page des offres au moment où le Client confirme un Récapitulatif de commande. HEBED ne s'engage pas à proposer une offre gratuite, une période d'essai ou une offre déterminée.
13.2 Récapitulatif de commande. Avant que le Client confirme une offre, HEBED affiche un Récapitulatif de commande indiquant :
Le Client confirme le Récapitulatif de commande par un clic actif sur un bouton indiquant clairement une obligation de paiement lorsqu'un prix est dû. HEBED envoie le Récapitulatif de commande par e-mail.
13.3 Offre gratuite. Si HEBED propose une offre gratuite, ses fonctionnalités et limites sont celles indiquées dans le Récapitulatif de commande. HEBED peut mettre fin à une offre gratuite moyennant un préavis d'au moins trente (30) jours. Une offre gratuite ne réduit pas les obligations de HEBED au titre du DPA standard ou des Conditions d'utilisation des données.
13.4 Période d'essai. Si HEBED propose une période d'essai, celle-ci dure le temps indiqué dans le Récapitulatif de commande. À la fin de la période d'essai :
13.5 Renouvellement. Un abonnement payant ne se renouvelle pour la même période de facturation que si le Récapitulatif de commande le prévoit. HEBED rappelle au Client le renouvellement de tout abonnement annuel au moins trente (30) jours à l'avance. Le Client peut désactiver le renouvellement à tout moment dans son compte, avec effet à la fin de la période de facturation en cours.
13.6 Modifications de prix. HEBED peut modifier ses prix moyennant un préavis d'au moins trente (30) jours. Un nouveau prix s'applique à partir de la première période de facturation suivant l'expiration du préavis. Les prix ne sont pas modifiés pendant une période de facturation déjà payée. Si le Client n'accepte pas le nouveau prix, il peut désactiver le renouvellement avant que celui-ci s'applique.
13.7 Changements d'offre. Le passage à une offre supérieure prend effet lorsque le Client confirme un nouveau Récapitulatif de commande. Le passage à une offre inférieure prend effet à la fin de la période de facturation en cours.
14.1 Prix. Le Client paie les montants indiqués dans le Récapitulatif de commande. Sauf indication contraire dans le Récapitulatif de commande, les prix sont exprimés en francs suisses et hors taxe sur la valeur ajoutée, laquelle est ajoutée lorsqu'elle est due.
14.2 Facturation et paiement. HEBED facture d'avance chaque période de facturation. Le paiement s'effectue par les moyens proposés dans le Récapitulatif de commande. Les paiements par carte peuvent être traités par le prestataire de paiement mentionné dans la Politique de confidentialité, qui reçoit directement les données de paiement.
14.3 Retard de paiement. Si un paiement n'est pas reçu à l'échéance, HEBED envoie un rappel. Si le paiement n'intervient pas dans les quatorze (14) jours suivant le rappel, HEBED peut suspendre les fonctionnalités payantes selon la clause 17. Des intérêts moratoires sont dus au taux légal.
14.4 Remboursements. Les montants payés ne sont pas remboursables, sauf :
15.1 Le Client et ses Utilisateurs :
15.2 Le Client est responsable de la sécurité de ses propres appareils, réseaux et comptes auprès des Outils IA du Client.
16.1 HEBED fournit une assistance par e-mail à l'adresse contact@hebedai-office.com et par les canaux indiqués dans le compte, pendant les heures et avec les délais de réponse indiqués sur la Page des offres.
16.2 Le personnel d'assistance ne lit pas le Contenu confidentiel dans le cadre de l'exploitation ordinaire. Tout accès au Contenu confidentiel à des fins d'assistance suit les règles d'Accès exceptionnel de l'article 7 du DPA standard. Le Client ne devrait pas transmettre de Contenu confidentiel dans ses demandes d'assistance, sauf si HEBED le demande conformément à ces règles.
17.1 HEBED peut suspendre tout ou partie du Service, y compris la capture sur un appareil, lorsque :
17.2 HEBED limite la suspension au strict nécessaire, en informe le Client à l'avance lorsque c'est possible et, à défaut, sans délai, et la lève dès que sa cause a disparu. La suspension n'affecte pas les obligations de HEBED au titre du DPA standard et des Conditions d'utilisation des données.
18.1 HEBED garantit que :
18.2 Hormis la clause 18.1 et les engagements du DPA standard et des Conditions d'utilisation des données, HEBED ne donne aucune garantie, notamment quant à l'exactitude ou à l'exhaustivité des mesures et des indicateurs, à la compatibilité avec un outil de tiers ou à l'adéquation à un usage particulier, dans la mesure permise par la loi.
18.3 Le Client garantit que ses déclarations lors de l'inscription sont exactes et qu'il est en droit de fournir les données qu'il confie à HEBED.
19.1 Principe. Chaque Partie répond du dommage causé par sa violation du Contrat selon les art. 97 ss du Code des obligations (CO), dans les limites de la présente clause 19.
19.2 Offres payantes. Pour une offre payante, la responsabilité totale de chaque Partie découlant du Contrat ou en lien avec celui-ci, par année contractuelle, est limitée aux montants payés ou dus par le Client au cours des douze (12) mois précédant l'événement à l'origine de la responsabilité.
19.3 Offre gratuite et période d'essai. Pendant une offre gratuite ou une période d'essai, HEBED exclut sa responsabilité découlant du Contrat ou en lien avec celui-ci dans la mesure permise par la loi, sous réserve de la clause 19.7. Les Parties relèvent que, selon l'art. 99 al. 2 CO, la responsabilité est appréciée moins rigoureusement lorsque l'affaire n'est pas destinée à procurer un avantage au débiteur.
19.4 Confidentialité et protection des données. Pour une offre payante, la responsabilité de HEBED pour la violation des articles 6 à 12 ou 14 du DPA standard, ou des articles 3 à 9 des Conditions d'utilisation des données, est soumise à un plafond distinct, égal au montant défini à la clause 19.2, par année contractuelle. Ce plafond s'applique séparément du plafond de la clause 19.2 et s'y ajoute. Pour une offre gratuite ou une période d'essai, la clause 19.3 s'applique.
19.5 Dommage réparable. Sont réparables en tant que dommage direct, dans la limite du plafond applicable :
19.6 Dommage exclu. Sous réserve de la clause 19.5, aucune Partie ne répond du dommage indirect ou consécutif ni du gain manqué.
19.7 Exceptions impératives. Aucune limitation ou exclusion de la présente clause 19 ne s'applique :
19.8 Responsabilité du Client. La responsabilité du Client est limitée de la même manière que celle de HEBED selon la clause 19.2, sauf pour les montants impayés et pour la violation de la clause 8.3.
19.9 Amendes. Aucune Partie ne prend en charge les amendes ou sanctions infligées à l'autre lorsque cela serait illicite.
19.10 Réduction du dommage. Chaque Partie prend des mesures raisonnables pour limiter son dommage. La faute concomitante réduit l'indemnisation conformément à l'art. 44 CO.
20.1 Durée. Le Contrat commence à sa conclusion (clause 5.2) et se poursuit jusqu'à sa résiliation. Un abonnement payant court pour la période de facturation indiquée dans le Récapitulatif de commande et ne se renouvelle que selon la clause 13.5.
20.2 Résiliation par le Client. Le Client peut résilier le Contrat à tout moment depuis son compte ou par e-mail à l'adresse contact@hebedai-office.com. Si un abonnement payant est en cours, la résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours, sans remboursement, sous réserve de la clause 14.4.
20.3 Résiliation pour justes motifs par le Client. Le Client peut résilier avec effet immédiat, avec remboursement au prorata des montants payés d'avance, si :
20.4 Résiliation par HEBED. HEBED peut résilier :
20.5 Justes motifs. Chaque Partie peut en outre résilier pour un motif rendant la poursuite du Contrat insupportable, conformément au droit suisse.
21.1 Fin de l'accès. À la fin du Contrat, la licence prend fin, la capture s'arrête et l'accès au Service cesse.
21.2 Export. Jusqu'à la fin du Contrat, le Client peut exporter ses Données d'utilisation et de Billing Intelligence dans le format décrit dans le DPA standard. Le Client peut aussi demander à tout moment la restitution ou la suppression de ses données.
21.3 Désinstallation. Le Client désinstalle le Composant de capture de tous les appareils en suivant le guide de désinstallation, y compris en supprimant tout paramètre de proxy et tout certificat local. HEBED ne conserve pas les données d'interaction reçues d'un appareil après la fin du Contrat et supprime de telles données si elle en reçoit.
21.4 Suppression. Après la fin du Contrat, HEBED supprime les Données du Client conformément aux articles 14 et 15 du DPA standard et confirme la suppression sur demande.
21.5 Maintien en vigueur. Les clauses 10, 11.3, 19, 21, 24, 26 et 27, le DPA standard aussi longtemps que HEBED détient des Données du Client, ainsi que les dispositions des Conditions d'utilisation des données qui, selon leurs termes, survivent, restent applicables après la fin du Contrat.
22.1 Principe. HEBED peut mettre à jour les CGU selon la présente clause 22. Chaque version porte un numéro de version et une date d'entrée en vigueur. Les versions antérieures restent consultables sous /legal/archive et les versions acceptées par le Client restent disponibles dans son compte.
22.2 Mises à jour rédactionnelles. HEBED peut publier sans préavis les modifications qui n'affectent pas les droits et obligations des Parties, telles que la correction d'erreurs typographiques, des clarifications ou la mise à jour de coordonnées. Le journal des modifications les identifie.
22.3 Modifications notifiées. HEBED notifie les autres modifications des CGU par e-mail et dans le compte au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. La notification explique la modification. Si le Client n'accepte pas la modification, il peut résilier avant la date d'entrée en vigueur selon la clause 22.5.
22.4 Modifications exigeant une acceptation. Les modifications suivantes ne s'appliquent au Client qu'après qu'il les a expressément acceptées dans son compte :
Tant que le Client n'a pas accepté, la version précédemment acceptée continue de s'appliquer. HEBED peut réserver les nouvelles fonctionnalités qui dépendent de la modification aux Clients qui l'acceptent.
22.5 Refus. Si le Client n'accepte pas une modification au sens des clauses 22.3 ou 22.4, il peut résilier avec effet immédiat et obtenir le remboursement au prorata des montants payés d'avance. Si le Client n'accepte pas une modification au sens de la clause 22.4 dans un délai de soixante (60) jours, HEBED peut résilier moyennant un préavis de trente (30) jours, avec remboursement au prorata des montants payés d'avance.
22.6 Modifications exclues. Aucune modification des CGU, du DPA standard ou des Conditions d'utilisation des données ne peut autoriser HEBED à utiliser les Données du Client pour entraîner, affiner (fine-tuning) ou évaluer des modèles d'IA, à commercialiser les Données du Client, à les réutiliser pour d'autres clients ou à réduire substantiellement leur confidentialité ou leur sécurité. Une telle autorisation exige une convention écrite distincte signée par le Client selon l'article 5.3 des Conditions d'utilisation des données.
22.7 Modifications imposées par la loi. Lorsqu'une modification est imposée par la loi ou par une autorité, HEBED peut l'appliquer à partir de la date requise, moyennant notification. Si la modification réduit les droits du Client, la clause 22.5 s'applique.
23.1 HEBED adresse ses notifications à l'adresse e-mail du compte et, pour les notifications prévues aux clauses 13, 20 et 22, également dans le compte. Le Client tient son adresse e-mail à jour.
23.2 Le Client adresse ses notifications à contact@hebedai-office.com ou par le compte lorsqu'une fonction est prévue à cet effet.
23.3 Lorsque le Contrat exige une notification « par écrit », un e-mail ou un message dans le compte suffit, sauf lorsque les Conditions d'utilisation des données ou le DPA standard exigent expressément une signature.
24.1 HEBED enregistre chaque acceptation du Contrat et de toute nouvelle version, avec :
24.2 HEBED adresse au Client un e-mail de confirmation contenant des liens vers les versions acceptées et une copie téléchargeable. Le Client peut consulter et télécharger à tout moment dans son compte les versions qu'il a acceptées.
24.3 Les enregistrements d'acceptation de HEBED constituent un moyen de preuve de l'acceptation. La preuve contraire est réservée au Client.
25.1 Sous-traitance. HEBED peut recourir à des sous-traitants aux conditions du DPA standard. HEBED en demeure responsable.
25.2 Cession. Aucune Partie ne peut céder le Contrat sans le consentement de l'autre. HEBED peut le céder à un successeur de son entreprise en Suisse moyennant un préavis d'au moins trente (30) jours, pour autant que le successeur reprenne toutes les obligations du DPA standard et des Conditions d'utilisation des données. Le Client peut alors résilier selon la clause 20.3 avec remboursement au prorata. Les Données du Client ne font pas partie des actifs de HEBED.
25.3 Force majeure. Aucune Partie ne répond d'une inexécution due à un événement échappant à son contrôle raisonnable. Cela ne libère pas HEBED de ses obligations de confidentialité et de sécurité ni de son obligation de notifier une violation de la sécurité.
25.4 Nullité partielle. Si une disposition est nulle, le reste du Contrat demeure en vigueur. Les Parties remplacent la disposition nulle par une disposition valable aussi proche que possible de son but.
25.5 Absence de renonciation. Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
25.6 Intégralité. Le Contrat constitue l'intégralité de l'accord relatif à l'Offre standard et remplace toute discussion antérieure à ce sujet.
26.1 Le Contrat est régi par le droit suisse, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.
26.2 Le choix du droit suisse n'exclut pas les dispositions impératives d'autres droits applicables à une Partie ou au traitement, notamment le droit étranger de la protection des données ou les règles professionnelles étrangères.
26.3 Les tribunaux ordinaires du siège de HEBED à Genève, Suisse, sont exclusivement compétents, sous réserve des fors impératifs.
27.1 Les CGU sont disponibles en français et en anglais et en allemand. Les deux versions font également foi. Le Client accepte la version dans la langue qu'il sélectionne lors de l'inscription ; la version dans l'autre langue reste disponible.
27.2 En cas de divergence entre les deux versions, celles-ci s'interprètent l'une par l'autre et à la lumière du but du Contrat. Lorsqu'une divergence concerne la protection des Données du Client, l'interprétation la plus protectrice des Données du Client s'applique.
EDWARD TANDIA, HEBED AI, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Suisse. Questions contractuelles, assistance, sécurité et protection des données : contact@hebedai-office.com.
HEBED-LEGAL-TOS-EN · Version 1.0 · Printed from https://www.hebed.ch/en/legal/terms
01 · Contractual document
The main contract for the HEBED Billing Intelligence Standard Offer
| Document | HEBED SaaS Terms of Service |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Last updated | 19 October 2026 |
| Provider | EDWARD TANDIA, HEBED AI (sole proprietorship, trading as HEBED), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland · Geneva Commercial Register no. CH-660.6.443.025-3 · UID CHE-251.223.066 |
| Contact | contact@hebedai-office.com |
| Related documents | Standard Data Processing Agreement · Standard Data Use Terms · Privacy Policy |
1.1 These SaaS Terms of Service (the "Terms") govern access to and use of the HEBED Billing Intelligence service under HEBED's standard self-service offer (the "Standard Offer").
1.2 The contract between HEBED and the Customer (the "Agreement") consists of the following documents, each in the version accepted by the Customer:
1.3 The Standard DPA and the Data Use Terms are expressly incorporated into these Terms. By accepting these Terms, the Customer also accepts the Standard DPA and the Data Use Terms. Each is available at the address shown above, can be downloaded and saved before acceptance, and is sent to the Customer after acceptance (Clause 24).
1.4 The following documents are for information only and do not create contractual obligations: the Privacy Policy, the Security & Data Processing page, help pages, product documentation and marketing material. HEBED's contractual security measures are those in Annex 2 to the Standard DPA. The Sub-processor List published at /legal/subprocessors is Annex 3 to the Standard DPA and is contractual to that extent.
1.5 Order of precedence. In case of conflict:
1.6 No other terms. No other terms apply to the Standard Offer. This includes terms shown during installation, login or an update of the software, the Customer's own purchasing terms and any terms in an invoice or e-mail, unless HEBED and the Customer agree otherwise in a document signed by both Parties.
1.7 Business/Enterprise contracts. If HEBED and the Customer sign a separate agreement, such as a HEBED Master Data Processing Agreement and Master Data Transfer and Use Agreement, that agreement replaces the corresponding documents of the Standard Offer within its scope.
2.1 Capitalised terms have the following meaning. Terms defined in the Standard DPA have the same meaning in these Terms.
"HEBED": EDWARD TANDIA, HEBED AI, a sole proprietorship under Swiss law owned by Edward Tandia, registered in the Commercial Register of the Canton of Geneva under number CH-660.6.443.025-3 (UID CHE-251.223.066), with its registered office at Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland, which provides the Service under the HEBED brand.
"Customer": the person who accepts these Terms and holds the account: either a professional practising in their own name (a "Sole Practitioner"), or a firm or other legal entity represented by an authorised person, in each case active in a sector listed in Clause 3.1(a).
"User": a natural person authorised by the Customer to use the Service under the Customer's account. A Sole Practitioner using the Service alone is both Customer and User.
"Service": the HEBED Billing Intelligence service described in Clause 6, including the HEBED web application, the Capture Component and related support.
"Capture Component": the HEBED software installed on a User's device to observe interactions with Supported AI Tools (Clause 9).
"Supported AI Tools": the third-party AI tools with which the Capture Component is designed to work, as offered in the account at the time the Customer selects them and recorded in the Configuration Summary.
"Customer AI Tools": the Supported AI Tools that the Customer or its Users use under their own contracts with the providers of those tools.
"Customer Data": all data processed by HEBED on behalf of the Customer in connection with the Service, as defined in the Standard DPA.
"Account Data": the data about the Customer and its Users that HEBED processes as controller to manage the account and the contract, as described in the Privacy Policy.
"Plan Page": the page of HEBED's website describing the plans then offered.
"Order Summary": the summary displayed before the Customer confirms a plan, stating at least the plan, its features, the price, taxes, billing period, term, renewal and any trial (Clause 13).
"Configuration Summary": the summary generated in the Customer's account that records the Users, Customer AI Tools, enabled features and document versions applying to the Customer (Standard DPA, Annex 1, Part B).
"Capture Activation": the step in the account by which the Customer confirms that capture may start on a device (Clause 5.5).
"Professional Rules": the professional, ethical and confidentiality rules applying to the Customer and its Users given their profession, including, where applicable, Art. 321 of the Swiss Criminal Code (SCC) (in particular for lawyers, notaries and auditors bound to secrecy under the Code of Obligations), Arts. 12 and 13 of the Federal Act on the Free Movement of Lawyers (LLCA), Art. 730b para. 2 of the Code of Obligations (CO), cantonal law, the rules of any professional association of which they are members and the confidentiality undertakings given to their clients.
3.1 Eligible Customers. The Standard Offer is available only to a Customer that:
3.2 Other situations. If a condition in Clause 3.1 is not met, the Customer cannot use the Standard Offer. HEBED will propose:
3.3 Professional use. The Customer declares that it accepts these Terms for its professional activity. The Standard Offer is not offered to consumers.
3.4 Capacity and authority. The person who accepts these Terms declares that they have legal capacity and, if they accept on behalf of a firm, that they are authorised to bind it. HEBED may ask for reasonable evidence of authority.
3.5 Accuracy of declarations. HEBED relies on the Customer's declarations to determine eligibility. The Customer must inform HEBED without delay if a declaration becomes inaccurate, for example if it opens an establishment outside Switzerland. HEBED may then propose a contract under Clause 3.2 and, if none is agreed within thirty (30) days, either Party may terminate the Agreement under Clause 20.4.
4.1 Sole Practitioner. A Sole Practitioner contracts in their own name. HEBED identifies them by:
A Sole Practitioner is not required to have a commercial register entry or a UID to use the Standard Offer.
4.2 Firm. A firm is identified by its legal name, legal form, registered address and, where it has one, its UID. The person accepting these Terms is identified as its representative.
4.3 No unnecessary data. HEBED does not ask for identity documents or other administrative information unless needed to verify eligibility, to invoice or to comply with the law. It may ask for additional information where an eligibility declaration appears inaccurate.
5.1 Account creation. Creating an account allows the Customer to read and save the contract documents and to configure its account. Creating an account does not by itself start any processing of Customer Data.
5.2 Formation. The Agreement is concluded when the Customer, after having had the opportunity to read and save the documents listed in Clause 1.2, ticks the acceptance box and clicks the confirmation button on the acceptance screen, and HEBED records the acceptance. HEBED confirms the acceptance by e-mail without delay (Clause 24).
5.3 Effect of formation. From formation:
5.4 Paid plans. A paid subscription is concluded only when the Customer confirms an Order Summary under Clause 13.
5.5 Capture Activation. Capture of interactions starts on a device only after:
5.6 Before Capture Activation. HEBED processes only Account Data and technical data needed to install and check the Capture Component. HEBED does not receive interaction content before Capture Activation.
5.7 Correction of input errors. Before accepting, the Customer can review and correct the information entered. After acceptance, the Customer can correct its account details at any time in its account settings.
6.1 Purpose. The Service is a Billing Intelligence service for professional services firms, in particular in legal, accounting, fiduciary and tax, and consulting services. It helps the Customer understand the economics of its client engagements where part of the work is assisted by AI tools.
6.2 Functions. Depending on the plan and on the functions actually available and enabled in the Configuration Summary, the Service may:
The functions available under each plan are those described on the Plan Page and in the Order Summary at the time of acceptance.
6.3 Nature of the results. The results of the Service are measurements, estimates and indicators. They are not invoices, legally validated billable hours, revenue figures or profit figures. They may be incomplete or inaccurate, in particular where activity takes place outside the scope of the Capture Component (Clause 9.6). The Customer remains solely responsible for its billing, pricing and staffing decisions and for checking any figure before relying on it.
6.4 What the Service is not. The Service is not:
It takes no billing decision on the Customer's behalf.
6.5 Availability. HEBED uses reasonable efforts to make the Service available. Unless the Order Summary states a service level, HEBED does not guarantee any level of availability. HEBED may interrupt the Service for maintenance, preferably outside usual business hours in Switzerland, and informs the Customer in advance of planned interruptions that it expects to be material.
6.6 Development of the Service. HEBED may change the functions of the Service. It will not remove a function that is material to a paid plan during the current billing period unless required by law, security or a third party outside its control. In that case, the Customer may terminate under Clause 20.3.
6.7 Artificial intelligence features. Some features of the Service rely on AI models operated by HEBED on its own infrastructure in Switzerland (the "Internal Models"). Their output is generated probabilistically, may be incomplete or inaccurate and constitutes estimates within the meaning of Clause 6.3. The Service makes no decision producing legal effects for the Customer, its Users or its clients. The Customer is responsible for checking the results before relying on them, in particular when issuing an invoice.
7.1 Accurate information. The Customer provides accurate and complete information and keeps it up to date.
7.2 Users. The Customer may authorise Users up to the number in its plan. Each User has a personal account. The Customer ensures that its Users comply with the Agreement and is responsible for their acts in using the Service.
7.3 Credentials. Credentials are personal. The Customer and its Users keep them confidential, use the authentication methods offered by HEBED and inform HEBED without delay at contact@hebedai-office.com of any suspected unauthorised use.
7.4 No sharing. An account may not be shared between several persons or used to provide the Service to third parties.
7.5 Administration. In a firm account, the Customer designates one or more administrators. Administrators may manage Users, configuration and exports within the limits of the plan.
8.1 Grant. HEBED grants the Customer, for the term of the Agreement, a non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable licence to:
solely for the Customer's own professional activity and in accordance with the Agreement.
8.2 Intellectual property. HEBED and its licensors keep all rights in the Service, the software, the documentation and HEBED's trade marks. The Customer keeps all rights in Customer Data (Data Use Terms, Article 10).
8.3 Restrictions. The Customer will not, and will not allow anyone to:
8.4 Updates. HEBED may provide updates of the Capture Component and the web application. Some updates may be necessary for security or compatibility. If the Customer does not install a necessary update, HEBED may disable capture on the device concerned after informing the Customer. Updates do not change the Agreement. Any change to the Agreement follows Clause 22.
8.5 Open-source components. The software may contain open-source components. Their licences are listed in the software or in the documentation and prevail for those components only.
8.6 End of licence. The licence ends when the Agreement ends. The Customer then uninstalls the Capture Component under Clause 21.3.
9.1 How it works. The Capture Component works as a local proxy on the User's device. Network traffic between the device and the Supported AI Tools selected for the account passes through it. It can therefore access the content of interactions with those tools, such as prompts and responses, and measure their timing. It is not simply a browser extension. The Security & Data Processing page explains, by category, which data is observed, captured, transmitted to HEBED and stored.
9.2 Installation and permissions. Depending on the operating system and the version of the Capture Component, installation may require administrator rights on the device, changes to system or application proxy settings and the installation of a local certificate allowing the Capture Component to read encrypted traffic with Supported AI Tools. The installer and the installation guide list the permissions requested. The Customer should not install the Capture Component if it does not accept them.
9.3 Scope. HEBED's commitments on which traffic the Capture Component reads, records and transmits are those stated in Annex 2 to the Standard DPA (Contractual Security Measures). Any limit, filter, masking or exclusion that is not stated there is not promised.
9.4 Compatibility. The Capture Component is designed to work with the Supported AI Tools. Third-party providers may change their tools at any time. HEBED does not guarantee that the Capture Component will remain compatible with any tool, and it informs the Customer when it becomes aware that capture for a Supported AI Tool no longer works.
9.5 Provider terms. The Customer checks that the contracts and policies governing its Customer AI Tools, and any policies of its firm or of the owner of the device, allow traffic with those tools to pass through a local proxy. HEBED does not accept any third-party terms on the Customer's behalf and does not change any setting of the Customer's AI tool accounts.
9.6 Limits. Measurement may be incomplete or inaccurate, in particular where:
9.7 Stopping capture. Capture stops on a device when the Capture Component is closed or uninstalled. HEBED does not promise that stopping takes effect instantaneously.
9.8 Devices and environments. The Customer installs the Capture Component only on devices that it owns or is authorised to configure. It does not install it on a device owned or managed by an employer, another firm, a client, a court or any other third party without that party's prior authorisation. Where several persons use a device, the Customer ensures that only interactions of authorised Users are captured and that those persons are informed.
9.9 Other persons. The Capture Component must not be used to capture interactions of persons who are not Users. The Customer informs its Users, before Capture Activation, of the existence and purpose of the capture and of the data processed.
9.10 Uninstallation. The Customer can uninstall the Capture Component at any time following the uninstallation guide. Uninstallation stops capture on that device. Data already received by HEBED is retained and deleted under the Standard DPA.
10.1 Processor role. HEBED processes Customer Data as the Customer's processor, under the Standard DPA. The Customer is the controller of personal data contained in Customer Data.
10.2 Uses of Customer Data. What HEBED may and may not do with Customer Data is governed exclusively by the Data Use Terms. HEBED acquires no rights in Customer Data other than those stated there.
10.3 No training on content and no commercial reuse. HEBED will not use interaction content, attachments and documents, or any other Customer Data that identifies the Customer, a User, a client of the Customer or an engagement, to train, fine-tune or evaluate any AI model, whether an Internal Model or a third party's model. For interaction content, this prohibition also applies after anonymisation or aggregation. HEBED will not sell Customer Data or reuse it for other customers. No exception may be introduced by a change to these Terms, the Standard DPA or the Data Use Terms. An exception requires a separate written authorisation signed by the Customer (Data Use Terms, Article 5.3).
10.4 HEBED's own data. HEBED processes Account Data and data about visitors to its website as controller, as described in the Privacy Policy. The Privacy Policy does not govern Customer Data and does not grant HEBED any right over it.
10.5 Confidentiality of HEBED information. The Customer keeps confidential any non-public information about the Service that HEBED identifies as confidential, such as non-public security documentation. This does not prevent the Customer from disclosing that information to its advisers, insurers or supervisory authorities under a duty of confidentiality.
10.6 Anonymised technical statistics. In accordance with Article 7 of the Data Use Terms, HEBED may produce effectively anonymised statistics, containing no interaction content, from technical operational data and non-identifying usage measurements, and use them to improve the reliability, features, algorithms and Internal Models of the Service. Data that is pseudonymised, or from which only names have been removed, is not anonymised for the purposes of this Clause. These statistics are not sold or disclosed to third parties and are never used to train a third-party AI provider's model. The Customer may exclude its data from this use under Article 7.4 of the Data Use Terms.
10.7 Hosting in Switzerland. HEBED hosts the Service application, the main database containing Customer Data and the Internal Models on infrastructure located in Switzerland. This commitment does not cover the Customer's AI tools (Clause 12.1), Users' devices, or the providers and access described in the Standard DPA, which remain subject to the safeguards set out there.
11.1 Customer's assessment. Before Capture Activation and for each use of the Service, the Customer determines whether and under which conditions the use of the Service and of its Customer AI Tools is compatible with its Professional Rules, its engagement terms and its clients' instructions. This includes:
HEBED provides the information described in the Security & Data Processing page, the Sub-processor List and the Standard DPA to support that assessment. HEBED does not give legal advice to the Customer.
11.2 No authorisation by acceptance. Accepting these Terms does not by itself make lawful any disclosure of information protected by professional secrecy or by a duty of confidentiality owed to clients. It does not release the Customer or its Users from professional secrecy or from any other duty of confidentiality.
11.3 HEBED's commitments. HEBED is bound by the confidentiality obligations set out in Article 6 of the Standard DPA. Where the Customer or its Users are subject to Art. 321 SCC, such as lawyers (also under Art. 13 LLCA), notaries or auditors, HEBED acknowledges that, for the purposes of the Service, it acts as their auxiliary. HEBED is responsible for its own breaches of the Agreement and of the law, and for those of its Sub-processors.
11.4 Allocation. Nothing in this Clause 11 makes the Customer liable for HEBED's own breaches or relieves HEBED of its obligations under the Agreement.
11.5 Additional requirements. If the Customer's Professional Rules, its clients or a supervisory authority require commitments not contained in the Standard Offer, for example specific places of processing, specific audit rights or client consent forms, the Customer should not activate capture under the Standard Offer and may request a contract under Clause 3.2.
12.1 Customer AI Tools. Customer AI Tools are provided by third parties under the Customer's own contracts. Their providers are not HEBED's Sub-processors. HEBED is not responsible for their processing, including where they process data, whether they use it for training, how long they keep it and whether their staff can access it. The Customer is responsible for its choice and use of those tools.
12.2 HEBED's providers. HEBED engages the providers listed in the Sub-processor List to provide the Service. HEBED is responsible for them as set out in the Standard DPA.
12.3 Optional integrations. If HEBED offers an optional integration with a third-party service, it is activated only by the Customer and governed by the terms of that service. The Configuration Summary records it.
13.1 Plans. The plans offered, their functions, limits and prices are those on the Plan Page at the time the Customer confirms an Order Summary. HEBED does not undertake to offer a free plan, a trial or any particular plan.
13.2 Order Summary. Before the Customer confirms any plan, HEBED displays an Order Summary stating:
The Customer confirms the Order Summary by an active click on a button clearly indicating an obligation to pay where a price is due. HEBED sends the Order Summary by e-mail.
13.3 Free plan. If HEBED offers a free plan, its functions and limits are those shown in the Order Summary. HEBED may end a free plan with at least thirty (30) days' notice. A free plan does not reduce HEBED's obligations under the Standard DPA or the Data Use Terms.
13.4 Trial. If HEBED offers a trial, it lasts for the period shown in the Order Summary. At the end of the trial:
13.5 Renewal. A paid subscription renews for the same billing period only if the Order Summary states so. HEBED reminds the Customer at least thirty (30) days before the renewal of any annual subscription. The Customer can turn off renewal at any time in its account, with effect at the end of the current billing period.
13.6 Price changes. HEBED may change its prices with at least thirty (30) days' notice. A new price applies from the next billing period after the notice period. Prices are not changed during a billing period already paid. If the Customer does not accept the new price, it can turn off renewal before the new price applies.
13.7 Plan changes. An upgrade takes effect when the Customer confirms a new Order Summary. A downgrade takes effect at the end of the current billing period.
14.1 Fees. The Customer pays the fees in the Order Summary. Unless the Order Summary states otherwise, prices are in Swiss francs and exclude value added tax, which is added where applicable.
14.2 Invoicing and payment. HEBED invoices in advance for each billing period. Payment is made by the methods offered in the Order Summary. Payments by card may be processed by the payment provider listed in the Privacy Policy, which receives the payment data directly.
14.3 Late payment. If a payment is not received when due, HEBED sends a reminder. If payment is not made within fourteen (14) days of the reminder, HEBED may suspend the paid functions under Clause 17. Default interest is due at the statutory rate.
14.4 Refunds. Fees are not refundable, except:
15.1 The Customer and its Users will:
15.2 The Customer is responsible for the security of its own devices, networks and accounts with Customer AI Tools.
16.1 HEBED provides support by e-mail at contact@hebedai-office.com and through the channels shown in the account, during the hours and with the response times stated on the Plan Page.
16.2 Support staff do not read Confidential Content in ordinary operation. Any access to Confidential Content for support follows the Exceptional Access rules in Article 7 of the Standard DPA. The Customer should not send Confidential Content in support requests unless HEBED asks for it under those rules.
17.1 HEBED may suspend all or part of the Service, including capture on a device, where:
17.2 HEBED limits the suspension to what is necessary, informs the Customer in advance where possible and otherwise without delay, and lifts the suspension once the cause has ended. Suspension does not affect HEBED's obligations under the Standard DPA and the Data Use Terms.
18.1 HEBED warrants that:
18.2 Apart from Clause 18.1 and the commitments in the Standard DPA and the Data Use Terms, HEBED gives no warranty, in particular as to the accuracy or completeness of measurements and indicators, compatibility with any third-party tool or fitness for a particular purpose, to the extent permitted by law.
18.3 The Customer warrants that its declarations at sign-up are accurate and that it is entitled to provide the data it entrusts to HEBED.
19.1 Principle. Each Party is liable for damage caused by its breach of the Agreement under Arts. 97 et seq. of the Swiss Code of Obligations (CO), within the limits of this Clause 19.
19.2 Paid plans. For a paid plan, each Party's total liability arising out of or in connection with the Agreement in any contract year is limited to the amounts paid or payable by the Customer in the twelve (12) months preceding the event giving rise to liability.
19.3 Free plan and trial. During a free plan or trial, HEBED excludes its liability arising out of or in connection with the Agreement to the extent permitted by law, subject to Clause 19.7. The Parties note that, under Art. 99 para. 2 CO, liability is judged less strictly where the debtor derives no benefit from the transaction.
19.4 Confidentiality and data protection. For a paid plan, HEBED's liability for breach of Articles 6 to 12 or 14 of the Standard DPA, or of Articles 3 to 9 of the Data Use Terms, is subject to a separate cap equal to the amount defined in Clause 19.2, per contract year. This cap applies separately from, and in addition to, the cap in Clause 19.2. For a free plan or trial, Clause 19.3 applies.
19.5 Recoverable loss. The following are recoverable as direct loss within the applicable cap:
19.6 Excluded loss. Except under Clause 19.5, neither Party is liable for indirect or consequential loss or loss of profit.
19.7 Mandatory exceptions. No limitation or exclusion in this Clause 19 applies:
19.8 Customer's liability. The Customer's liability is limited in the same way as HEBED's under Clause 19.2, except for unpaid fees and for breach of Clause 8.3.
19.9 Fines. Neither Party assumes fines or penalties imposed on the other where this would be unlawful.
19.10 Mitigation. Each Party takes reasonable steps to limit its loss. Contributory fault reduces compensation in accordance with Art. 44 CO.
20.1 Term. The Agreement starts on formation (Clause 5.2) and continues until terminated. A paid subscription runs for the billing period in the Order Summary and renews only under Clause 13.5.
20.2 Termination by the Customer. The Customer may terminate the Agreement at any time in its account or by e-mail to contact@hebedai-office.com. If a paid subscription is running, termination takes effect at the end of the current billing period, without refund, except under Clause 14.4.
20.3 Termination for cause by the Customer. The Customer may terminate with immediate effect, with a pro rata refund of prepaid fees, if:
20.4 Termination by HEBED. HEBED may terminate:
20.5 Termination for cause. Either Party may also terminate for a cause that makes the continuation of the Agreement unreasonable, in accordance with Swiss law.
21.1 End of access. When the Agreement ends, the licence ends, capture stops and access to the Service ends.
21.2 Export. Until the end of the Agreement, the Customer may export its Usage and Billing Intelligence Data in the format described in the Standard DPA. The Customer may also request return or deletion of its data at any time.
21.3 Uninstallation. The Customer uninstalls the Capture Component from all devices following the uninstallation guide, including the removal of any proxy setting and local certificate. HEBED does not store interaction data received from a device after the end of the Agreement and deletes any such data it receives.
21.4 Deletion. After the end of the Agreement, HEBED deletes Customer Data in accordance with Articles 14 and 15 of the Standard DPA and confirms deletion on request.
21.5 Survival. Clauses 10, 11.3, 19, 21, 24, 26 and 27, the Standard DPA for as long as HEBED holds Customer Data, and the provisions of the Data Use Terms that by their terms survive, continue to apply after termination.
22.1 Principle. HEBED may update the Terms under this Clause 22. Each version has a version number and an effective date. Previous versions remain available at /legal/archive, and the versions accepted by the Customer remain available in its account.
22.2 Editorial updates. HEBED may publish, without prior notice, changes that do not affect the rights or obligations of the Parties, such as corrections of typographical errors, clarifications or updated contact details. The change log identifies them.
22.3 Notified changes. HEBED notifies other changes to these Terms by e-mail and in the account at least thirty (30) days before they take effect. The notice explains the change. If the Customer does not accept the change, it may terminate before the effective date under Clause 22.5.
22.4 Changes requiring acceptance. The following changes apply to the Customer only after it has accepted them expressly in its account:
Until the Customer accepts, the version previously accepted continues to apply. HEBED may make new functions that depend on the change available only to Customers who accept it.
22.5 Refusal. If the Customer does not accept a change under Clause 22.3 or 22.4, it may terminate with immediate effect and receive a pro rata refund of prepaid fees. If the Customer does not accept a change under Clause 22.4 within sixty (60) days, HEBED may terminate with thirty (30) days' notice and a pro rata refund of prepaid fees.
22.6 Excluded changes. No change to these Terms, the Standard DPA or the Data Use Terms may authorise HEBED to use Customer Data to train, fine-tune or evaluate AI models, to commercialise Customer Data, to reuse it for other customers, or to substantially reduce the confidentiality or security of Customer Data. Such an authorisation requires a separate written agreement signed by the Customer under Article 5.3 of the Data Use Terms.
22.7 Changes required by law. Where a change is required by law or by an authority, HEBED may apply it from the date required, with notice. If the change reduces the Customer's rights, Clause 22.5 applies.
23.1 HEBED sends notices to the e-mail address of the account and, for notices under Clauses 13, 20 and 22, also in the account. The Customer keeps its e-mail address up to date.
23.2 The Customer sends notices to contact@hebedai-office.com, or through the account where a function is provided.
23.3 Where the Agreement requires a notice "in writing", an e-mail or a message in the account is sufficient, except where the Data Use Terms or the Standard DPA expressly require a signature.
24.1 HEBED records each acceptance of the Agreement and of any new version, with:
24.2 HEBED sends the Customer a confirmation e-mail containing links to the accepted versions and a downloadable copy. The Customer can view and download the versions it has accepted in its account at any time.
24.3 HEBED's records of acceptance are evidence of the acceptance. The Customer may prove otherwise.
25.1 Subcontracting. HEBED may use subcontractors under the conditions of the Standard DPA. HEBED remains responsible for them.
25.2 Assignment. Neither Party may assign the Agreement without the other's consent. HEBED may assign it to a successor of its business in Switzerland with at least thirty (30) days' notice, provided the successor assumes all obligations under the Standard DPA and the Data Use Terms. The Customer may then terminate under Clause 20.3 with a pro rata refund. Customer Data is not part of HEBED's assets.
25.3 Force majeure. Neither Party is liable for a failure caused by an event beyond its reasonable control. This does not release HEBED from its obligations of confidentiality and security, or from its obligation to notify a security breach.
25.4 Severability. If a provision is invalid, the rest of the Agreement remains in force. The Parties replace the invalid provision with a valid one that comes as close as possible to its purpose.
25.5 No waiver. A failure to exercise a right is not a waiver of that right.
25.6 Entire agreement. The Agreement is the entire agreement for the Standard Offer and replaces any prior discussion about it.
26.1 The Agreement is governed by Swiss law, excluding its conflict-of-law rules and the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods.
26.2 The choice of Swiss law does not exclude mandatory provisions of other laws that apply to a Party or to the processing, in particular foreign data protection law or professional rules.
26.3 The ordinary courts at HEBED's registered office in Geneva, Switzerland, have exclusive jurisdiction, subject to mandatory places of jurisdiction.
27.1 These Terms are available in French and English and German. Both versions are equally authentic. The Customer accepts the version in the language it selects at sign-up, and the version in the other language remains available.
27.2 If the two versions differ, they are interpreted in light of each other and of the purpose of the Agreement. Where a difference concerns the protection of Customer Data, the interpretation that better protects Customer Data applies.
EDWARD TANDIA, HEBED AI, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland. Contractual questions: contact@hebedai-office.com. Support: contact@hebedai-office.com. Security: contact@hebedai-office.com. Data protection: contact@hebedai-office.com.
HEBED-LEGAL-TOS-DE · Version 1.0 · Gedruckt von https://www.hebed.ch/de/legal/terms
01 · Vertragsdokument
Der Hauptvertrag für das Standardangebot HEBED Billing Intelligence
Nicht verbindliche Übersetzung. Massgebend sind die französische und die englische Fassung.
| Dokument | Allgemeine Geschäftsbedingungen SaaS von HEBED |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Letzte Aktualisierung | 19. Oktober 2026 |
| Anbieterin | EDWARD TANDIA, HEBED AI (Einzelunternehmen, Marke HEBED), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz · Handelsregister Genf Nr. CH-660.6.443.025-3 · UID CHE-251.223.066 |
| Kontakt | contact@hebedai-office.com |
| Verbundene Dokumente | Standard-Auftragsbearbeitungsvertrag · Datennutzungsbedingungen · Datenschutzerklärung |
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen SaaS (die «AGB») regeln den Zugang zum Dienst HEBED Billing Intelligence und dessen Nutzung im Rahmen des Self-Service-Standardangebots von HEBED (das «Standardangebot»).
1.2 Der Vertrag zwischen HEBED und dem Kunden (der «Vertrag») besteht aus den folgenden Dokumenten, jeweils in der vom Kunden angenommenen Fassung:
1.3 Der Standard-AVV und die Datennutzungsbedingungen sind ausdrücklich Bestandteil dieser AGB. Mit der Annahme dieser AGB nimmt der Kunde auch den Standard-AVV und die Datennutzungsbedingungen an. Jedes dieser Dokumente ist unter der oben genannten Adresse abrufbar, kann vor der Annahme heruntergeladen und gespeichert werden und wird dem Kunden nach der Annahme zugestellt (Ziffer 24). Der Standard-AVV und die Datennutzungsbedingungen liegen auf Französisch und Englisch vor.
1.4 Die folgenden Dokumente dienen ausschliesslich der Information und begründen keine vertraglichen Pflichten: die Datenschutzerklärung, die Seite «Sicherheit und Datenbearbeitung», Hilfeseiten, Produktdokumentation und Marketingmaterial. Die vertraglichen Sicherheitsmassnahmen von HEBED sind diejenigen in Anhang 2 des Standard-AVV. Die unter /legal/subprocessors veröffentlichte Liste der Unterauftragsbearbeiter bildet Anhang 3 des Standard-AVV und ist insoweit vertraglich.
1.5 Rangfolge. Bei Widersprüchen gilt:
1.6 Keine anderen Bedingungen. Für das Standardangebot gelten keine anderen Bedingungen. Dies umfasst Bedingungen, die bei der Installation, beim Login oder bei einem Software-Update angezeigt werden, Einkaufsbedingungen des Kunden sowie Bedingungen in Rechnungen oder E-Mails, sofern HEBED und der Kunde nicht in einem von beiden Parteien unterzeichneten Dokument etwas anderes vereinbaren.
1.7 Business/Enterprise-Verträge. Unterzeichnen HEBED und der Kunde einen separaten Vertrag, etwa ein HEBED Master Data Processing Agreement und ein Master Data Transfer and Use Agreement, ersetzt dieser Vertrag in seinem Geltungsbereich die entsprechenden Dokumente des Standardangebots.
2.1 Gross geschriebene Begriffe haben die folgende Bedeutung. Im Standard-AVV definierte Begriffe haben in diesen AGB dieselbe Bedeutung.
«HEBED»: EDWARD TANDIA, HEBED AI, ein Einzelunternehmen nach Schweizer Recht mit Inhaber Edward Tandia, eingetragen im Handelsregister des Kantons Genf unter der Nummer CH-660.6.443.025-3 (UID CHE-251.223.066), mit Sitz an der Adresse Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz, das den Dienst unter der Marke HEBED erbringt.
«Kunde»: die Person, welche diese AGB annimmt und Inhaberin des Kontos ist, entweder eine in eigenem Namen tätige Fachperson (eine «selbständige Fachperson») oder ein Unternehmen bzw. eine andere juristische Person, vertreten durch eine bevollmächtigte Person, jeweils tätig in einem Bereich gemäss Ziffer 3.1 Bst. a.
«Nutzer»: eine natürliche Person, die vom Kunden zur Nutzung des Dienstes über das Konto des Kunden berechtigt wurde. Eine selbständige Fachperson, die den Dienst allein nutzt, ist zugleich Kunde und Nutzer.
«Dienst»: der in Ziffer 6 beschriebene Dienst HEBED Billing Intelligence, einschliesslich der HEBED-Webanwendung, der Erfassungskomponente und des zugehörigen Supports.
«Erfassungskomponente»: die HEBED-Software, die auf dem Gerät eines Nutzers installiert wird, um Interaktionen mit unterstützten KI-Tools zu beobachten (Ziffer 9).
«Unterstützte KI-Tools»: die KI-Tools Dritter, für welche die Erfassungskomponente ausgelegt ist, wie sie zum Zeitpunkt der Auswahl durch den Kunden im Konto angeboten und in der Konfigurationsübersicht festgehalten sind.
«KI-Tools des Kunden»: die unterstützten KI-Tools, die der Kunde oder seine Nutzer gestützt auf eigene Verträge mit den Anbietern dieser Tools verwenden.
«Kundendaten»: alle Daten, die HEBED im Auftrag des Kunden im Zusammenhang mit dem Dienst bearbeitet, wie im Standard-AVV definiert.
«Kontodaten»: die Daten über den Kunden und seine Nutzer, die HEBED als Verantwortliche zur Verwaltung des Kontos und des Vertrags bearbeitet, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.
«Angebotsseite»: die Seite der Website von HEBED, welche die jeweils angebotenen Angebote beschreibt.
«Bestellübersicht»: die Übersicht, die angezeigt wird, bevor der Kunde ein Angebot bestätigt, und die mindestens das Angebot, seine Funktionen, den Preis, die Steuern, die Abrechnungsperiode, die Laufzeit, die Verlängerung und eine allfällige Testphase angibt (Ziffer 13).
«Konfigurationsübersicht»: die im Konto des Kunden erzeugte Übersicht, welche die Nutzer, die KI-Tools des Kunden, die aktivierten Funktionen und die für den Kunden geltenden Dokumentversionen festhält (Standard-AVV, Anhang 1, Teil B).
«Aktivierung der Erfassung»: der Schritt im Konto, mit dem der Kunde bestätigt, dass die Erfassung auf einem Gerät beginnen darf (Ziffer 5.5).
«Berufsregeln»: die beruflichen, standesrechtlichen und vertraulichkeitsbezogenen Regeln, die je nach Beruf für den Kunden und seine Nutzer gelten, soweit anwendbar insbesondere Art. 321 des Schweizerischen Strafgesetzbuchs (StGB) (namentlich für Anwältinnen und Anwälte, Notarinnen und Notare sowie nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisorinnen und Revisoren), Art. 12 und 13 des Bundesgesetzes über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (BGFA), Art. 730b Abs. 2 des Obligationenrechts (OR), das kantonale Recht, die Regeln jedes Berufsverbands, dem sie angehören, sowie gegenüber ihren Klientinnen und Klienten eingegangene Vertraulichkeitsverpflichtungen.
3.1 Berechtigte Kunden. Das Standardangebot steht nur einem Kunden offen, der:
3.2 Andere Fälle. Ist eine Voraussetzung von Ziffer 3.1 nicht erfüllt, kann der Kunde das Standardangebot nicht nutzen. HEBED bietet dann an:
3.3 Berufliche Nutzung. Der Kunde erklärt, diese AGB für seine berufliche Tätigkeit anzunehmen. Das Standardangebot richtet sich nicht an Konsumentinnen und Konsumenten.
3.4 Handlungsfähigkeit und Vertretungsbefugnis. Die Person, welche diese AGB annimmt, erklärt, handlungsfähig zu sein und, wenn sie im Namen eines Unternehmens handelt, zu dessen Vertretung befugt zu sein. HEBED kann einen angemessenen Nachweis der Vertretungsbefugnis verlangen.
3.5 Richtigkeit der Angaben. HEBED stützt sich zur Prüfung der Berechtigung auf die Angaben des Kunden. Der Kunde informiert HEBED unverzüglich, wenn eine Angabe unrichtig wird, beispielsweise wenn er eine Niederlassung ausserhalb der Schweiz eröffnet. HEBED kann dann einen Vertrag gemäss Ziffer 3.2 anbieten; kommt innert dreissig (30) Tagen kein Vertrag zustande, kann jede Partei den Vertrag gemäss Ziffer 20.4 kündigen.
4.1 Selbständige Fachperson. Die selbständige Fachperson schliesst den Vertrag in eigenem Namen ab. HEBED identifiziert sie anhand von:
Die selbständige Fachperson muss für die Nutzung des Standardangebots weder im Handelsregister eingetragen sein noch über eine UID verfügen.
4.2 Unternehmen. Ein Unternehmen wird anhand seiner Firma, Rechtsform, Sitzadresse und gegebenenfalls UID identifiziert. Die Person, welche diese AGB annimmt, wird als dessen Vertreterin erfasst.
4.3 Keine unnötigen Daten. HEBED verlangt keine Ausweisdokumente oder anderen administrativen Angaben, ausser dies ist zur Prüfung der Berechtigung, zur Rechnungsstellung oder zur Einhaltung des Rechts erforderlich. Erscheint eine Angabe zur Berechtigung unrichtig, kann HEBED zusätzliche Informationen verlangen.
5.1 Kontoeröffnung. Die Eröffnung eines Kontos ermöglicht es dem Kunden, die Vertragsdokumente zu lesen und zu speichern sowie sein Konto zu konfigurieren. Die Kontoeröffnung allein löst keine Bearbeitung von Kundendaten aus.
5.2 Vertragsschluss. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde, nachdem er die in Ziffer 1.2 genannten Dokumente lesen und speichern konnte, das Annahmefeld ankreuzt und auf dem Annahmebildschirm die Bestätigungsschaltfläche anklickt und HEBED die Annahme aufzeichnet. HEBED bestätigt die Annahme unverzüglich per E-Mail (Ziffer 24).
5.3 Wirkungen des Vertragsschlusses. Ab Vertragsschluss:
5.4 Kostenpflichtige Angebote. Ein kostenpflichtiges Abonnement kommt erst zustande, wenn der Kunde eine Bestellübersicht gemäss Ziffer 13 bestätigt.
5.5 Aktivierung der Erfassung. Die Erfassung von Interaktionen beginnt auf einem Gerät erst, nachdem:
5.6 Vor der Aktivierung der Erfassung. HEBED bearbeitet nur Kontodaten und die für die Installation und Prüfung der Erfassungskomponente erforderlichen technischen Daten. HEBED erhält vor der Aktivierung der Erfassung keine Interaktionsinhalte.
5.7 Korrektur von Eingabefehlern. Vor der Annahme kann der Kunde die eingegebenen Angaben prüfen und korrigieren. Nach der Annahme kann er seine Kontodaten jederzeit in den Kontoeinstellungen korrigieren.
6.1 Zweck. Der Dienst ist ein Billing-Intelligence-Dienst für Dienstleistungsunternehmen, insbesondere in den Bereichen Recht, Treuhand, Buchhaltung und Steuern sowie Beratung. Er hilft dem Kunden, die Wirtschaftlichkeit seiner Mandate zu verstehen, wenn ein Teil der Arbeit mit KI-Tools erbracht wird.
6.2 Funktionen. Je nach Angebot und je nach den tatsächlich verfügbaren und in der Konfigurationsübersicht aktivierten Funktionen kann der Dienst:
Die in jedem Angebot verfügbaren Funktionen sind diejenigen, die zum Zeitpunkt der Annahme auf der Angebotsseite und in der Bestellübersicht beschrieben sind.
6.3 Art der Ergebnisse. Die Ergebnisse des Dienstes sind Messungen, Schätzungen und Kennzahlen. Sie sind weder Rechnungen noch rechtlich validierte verrechenbare Stunden, Umsätze oder Gewinne. Sie können unvollständig oder ungenau sein, insbesondere wenn Tätigkeiten ausserhalb des Bereichs der Erfassungskomponente stattfinden (Ziffer 9.6). Der Kunde bleibt allein verantwortlich für seine Entscheidungen zu Rechnungsstellung, Preisgestaltung und Ressourceneinsatz sowie für die Prüfung jeder Zahl, bevor er sich darauf stützt.
6.4 Was der Dienst nicht ist. Der Dienst ist nicht:
Er trifft keine Abrechnungsentscheidungen anstelle des Kunden.
6.5 Verfügbarkeit. HEBED unternimmt angemessene Anstrengungen, um den Dienst verfügbar zu halten. Sofern die Bestellübersicht kein Service-Level vorsieht, garantiert HEBED keine bestimmte Verfügbarkeit. HEBED kann den Dienst für Wartungsarbeiten unterbrechen, vorzugsweise ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten in der Schweiz, und informiert den Kunden im Voraus über geplante Unterbrüche, die sie als erheblich erachtet.
6.6 Weiterentwicklung des Dienstes. HEBED kann die Funktionen des Dienstes ändern. Sie entfernt während der laufenden Abrechnungsperiode keine für ein kostenpflichtiges Angebot wesentliche Funktion, es sei denn, das Recht, die Sicherheit oder ein Dritter ausserhalb ihrer Kontrolle verlangt dies. In diesem Fall kann der Kunde gemäss Ziffer 20.3 kündigen.
6.7 Funktionen der künstlichen Intelligenz. Einige Funktionen des Dienstes beruhen auf KI-Modellen, die HEBED auf ihrer eigenen Infrastruktur in der Schweiz betreibt (die «internen Modelle»). Ihre Ergebnisse werden probabilistisch erzeugt, können unvollständig oder unzutreffend sein und sind Schätzungen im Sinne von Ziffer 6.3. Der Dienst trifft keine Entscheidungen mit Rechtswirkung gegenüber dem Kunden, seinen Nutzern oder seinen Klientinnen und Klienten. Der Kunde prüft die Ergebnisse, bevor er sich darauf stützt, insbesondere bei der Rechnungsstellung.
7.1 Richtige Angaben. Der Kunde macht richtige und vollständige Angaben und hält sie aktuell.
7.2 Nutzer. Der Kunde kann Nutzer bis zu der in seinem Angebot vorgesehenen Anzahl berechtigen. Jeder Nutzer verfügt über ein persönliches Konto. Der Kunde sorgt dafür, dass seine Nutzer den Vertrag einhalten, und ist für deren Handlungen bei der Nutzung des Dienstes verantwortlich.
7.3 Zugangsdaten. Zugangsdaten sind persönlich. Der Kunde und seine Nutzer halten sie vertraulich, verwenden die von HEBED angebotenen Authentifizierungsmethoden und informieren HEBED unverzüglich unter contact@hebedai-office.com über jede vermutete unberechtigte Nutzung.
7.4 Keine Weitergabe. Ein Konto darf weder von mehreren Personen gemeinsam genutzt noch zur Erbringung des Dienstes an Dritte verwendet werden.
7.5 Administration. In einem Unternehmenskonto bezeichnet der Kunde eine oder mehrere Administratorinnen oder Administratoren. Diese können Nutzer, Konfiguration und Exporte im Rahmen des Angebots verwalten.
8.1 Einräumung. HEBED räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags eine nicht ausschliessliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Lizenz ein:
ausschliesslich für die eigene berufliche Tätigkeit des Kunden und gemäss dem Vertrag.
8.2 Geistiges Eigentum. HEBED und ihre Lizenzgeber behalten alle Rechte am Dienst, an der Software, an der Dokumentation und an den Marken von HEBED. Der Kunde behält alle Rechte an den Kundendaten (Datennutzungsbedingungen, Artikel 10).
8.3 Beschränkungen. Der Kunde unterlässt es und gestattet niemandem:
8.4 Updates. HEBED kann Updates der Erfassungskomponente und der Webanwendung bereitstellen. Einige Updates können aus Gründen der Sicherheit oder Kompatibilität erforderlich sein. Installiert der Kunde ein erforderliches Update nicht, kann HEBED die Erfassung auf dem betreffenden Gerät nach vorheriger Information deaktivieren. Updates ändern den Vertrag nicht. Jede Vertragsänderung richtet sich nach Ziffer 22.
8.5 Open-Source-Komponenten. Die Software kann Open-Source-Komponenten enthalten. Deren Lizenzen sind in der Software oder in der Dokumentation aufgeführt und gehen für diese Komponenten vor.
8.6 Ende der Lizenz. Die Lizenz endet mit dem Vertrag. Der Kunde deinstalliert dann die Erfassungskomponente gemäss Ziffer 21.3.
9.1 Funktionsweise. Die Erfassungskomponente arbeitet als lokaler Proxy auf dem Gerät des Nutzers. Der Netzwerkverkehr zwischen dem Gerät und den für das Konto ausgewählten unterstützten KI-Tools läuft über sie. Sie kann daher auf den Inhalt der Interaktionen mit diesen Tools, etwa Prompts und Antworten, zugreifen und deren Dauer messen. Es handelt sich nicht um eine blosse Browsererweiterung. Die Seite «Sicherheit und Datenbearbeitung» erläutert je Kategorie, welche Daten beobachtet, erfasst, an HEBED übermittelt und gespeichert werden.
9.2 Installation und Berechtigungen. Je nach Betriebssystem und Version der Erfassungskomponente kann die Installation Administratorrechte auf dem Gerät, Änderungen an den Proxy-Einstellungen des Systems oder von Anwendungen sowie die Installation eines lokalen Zertifikats erfordern, das der Erfassungskomponente das Lesen des verschlüsselten Datenverkehrs mit unterstützten KI-Tools ermöglicht. Das Installationsprogramm und die Installationsanleitung nennen die verlangten Berechtigungen. Der Kunde sollte die Erfassungskomponente nicht installieren, wenn er diese nicht akzeptiert.
9.3 Umfang. Die Zusagen von HEBED dazu, welchen Datenverkehr die Erfassungskomponente liest, aufzeichnet und übermittelt, sind diejenigen in Anhang 2 des Standard-AVV (vertragliche Sicherheitsmassnahmen). Begrenzungen, Filter, Maskierungen oder Ausschlüsse, die dort nicht genannt sind, werden nicht zugesagt.
9.4 Kompatibilität. Die Erfassungskomponente ist für die unterstützten KI-Tools ausgelegt. Drittanbieter können ihre Tools jederzeit ändern. HEBED garantiert nicht, dass die Erfassungskomponente mit einem bestimmten Tool kompatibel bleibt, und informiert den Kunden, sobald sie erfährt, dass die Erfassung für ein unterstütztes KI-Tool nicht mehr funktioniert.
9.5 Bedingungen der Anbieter. Der Kunde prüft, ob die Verträge und Richtlinien seiner KI-Tools sowie die Richtlinien seines Unternehmens oder der Eigentümerin des Geräts zulassen, dass der Datenverkehr mit diesen Tools über einen lokalen Proxy läuft. HEBED nimmt keine Bedingungen Dritter im Namen des Kunden an und ändert keine Einstellungen der Konten des Kunden bei KI-Tools.
9.6 Grenzen. Die Messung kann unvollständig oder ungenau sein, insbesondere wenn:
9.7 Beenden der Erfassung. Die Erfassung endet auf einem Gerät, wenn die Erfassungskomponente geschlossen oder deinstalliert wird. HEBED sichert nicht zu, dass das Beenden sofort wirksam wird.
9.8 Geräte und Umgebungen. Der Kunde installiert die Erfassungskomponente nur auf Geräten, die ihm gehören oder die er konfigurieren darf. Er installiert sie nicht ohne vorgängige Zustimmung auf einem Gerät, das einem Arbeitgeber, einem anderen Unternehmen, einer Klientin oder einem Klienten, einem Gericht oder einem anderen Dritten gehört oder von diesen verwaltet wird. Nutzen mehrere Personen ein Gerät, sorgt der Kunde dafür, dass nur Interaktionen berechtigter Nutzer erfasst werden und dass diese Personen informiert sind.
9.9 Andere Personen. Die Erfassungskomponente darf nicht verwendet werden, um Interaktionen von Personen zu erfassen, die keine Nutzer sind. Der Kunde informiert seine Nutzer vor der Aktivierung der Erfassung über das Bestehen und den Zweck der Erfassung sowie über die bearbeiteten Daten.
9.10 Deinstallation. Der Kunde kann die Erfassungskomponente jederzeit gemäss der Deinstallationsanleitung deinstallieren. Die Deinstallation beendet die Erfassung auf dem betreffenden Gerät. Bereits an HEBED übermittelte Daten werden gemäss dem Standard-AVV aufbewahrt und gelöscht.
10.1 Rolle als Auftragsbearbeiterin. HEBED bearbeitet Kundendaten als Auftragsbearbeiterin des Kunden gemäss dem Standard-AVV. Der Kunde ist Verantwortlicher für die in den Kundendaten enthaltenen Personendaten.
10.2 Verwendung von Kundendaten. Was HEBED mit Kundendaten tun darf und was nicht, regeln ausschliesslich die Datennutzungsbedingungen. HEBED erwirbt an Kundendaten keine anderen Rechte als die dort vorgesehenen.
10.3 Kein Training mit Inhalten und keine kommerzielle Wiederverwendung. HEBED verwendet weder Interaktionsinhalte, Anhänge und Dokumente noch andere Kundendaten, die den Kunden, einen Nutzer, eine Klientin oder einen Klienten des Kunden oder ein Mandat identifizieren, zum Training, Feintuning oder zur Evaluation eines KI-Modells, sei es ein internes Modell oder das Modell eines Dritten. Für Interaktionsinhalte gilt dieses Verbot auch nach Anonymisierung oder Aggregation. HEBED verkauft keine Kundendaten und verwendet sie nicht für andere Kunden wieder. Keine Ausnahme kann durch eine Änderung dieser AGB, des Standard-AVV oder der Datennutzungsbedingungen eingeführt werden. Eine Ausnahme erfordert eine separate, vom Kunden unterzeichnete schriftliche Ermächtigung (Datennutzungsbedingungen, Artikel 5.3).
10.4 Eigene Daten von HEBED. HEBED bearbeitet Kontodaten und Daten der Besucherinnen und Besucher ihrer Website als Verantwortliche, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben. Die Datenschutzerklärung regelt keine Kundendaten und verleiht HEBED keine Rechte daran.
10.5 Vertraulichkeit von Informationen von HEBED. Der Kunde behandelt nicht öffentliche Informationen über den Dienst, die HEBED als vertraulich bezeichnet, etwa nicht öffentliche Sicherheitsdokumentation, vertraulich. Dies hindert den Kunden nicht daran, diese Informationen seinen zur Vertraulichkeit verpflichteten Beratern, Versicherern oder Aufsichtsbehörden offenzulegen.
10.6 Anonymisierte technische Statistiken. Gemäss Artikel 7 der Datennutzungsbedingungen kann HEBED aus technischen Betriebsdaten und nicht identifizierenden Nutzungsmessungen tatsächlich anonymisierte Statistiken ohne jegliche Interaktionsinhalte erstellen und sie zur Verbesserung der Zuverlässigkeit, der Funktionen, der Algorithmen und der internen Modelle des Dienstes verwenden. Pseudonymisierte Daten oder Daten, aus denen nur die Namen entfernt wurden, gelten im Sinne dieser Ziffer nicht als anonymisiert. Diese Statistiken werden weder verkauft noch Dritten bekanntgegeben und nie zum Training des Modells eines KI-Drittanbieters verwendet. Der Kunde kann seine Daten gemäss Artikel 7.4 der Datennutzungsbedingungen von dieser Verwendung ausschliessen.
10.7 Hosting in der Schweiz. HEBED hostet die Anwendung des Dienstes, die Hauptdatenbank mit den Kundendaten und die internen Modelle auf einer Infrastruktur in der Schweiz. Diese Zusage erfasst weder die KI-Tools des Kunden (Ziffer 12.1) noch die Geräte der Nutzer noch die im Standard-AVV beschriebenen Dienstleister und Zugriffe, für die die dort vorgesehenen Garantien gelten.
11.1 Beurteilung durch den Kunden. Vor der Aktivierung der Erfassung und bei jeder Nutzung des Dienstes beurteilt der Kunde, ob und unter welchen Bedingungen die Nutzung des Dienstes und seiner KI-Tools mit seinen Berufsregeln, seinen Mandatsbedingungen und den Weisungen seiner Klientinnen und Klienten vereinbar ist. Dazu gehören:
HEBED stellt zur Unterstützung dieser Beurteilung die Informationen auf der Seite «Sicherheit und Datenbearbeitung», in der Liste der Unterauftragsbearbeiter und im Standard-AVV bereit. HEBED erbringt gegenüber dem Kunden keine Rechtsberatung.
11.2 Keine Ermächtigung durch Annahme. Die Annahme dieser AGB macht für sich allein keine Offenlegung von Informationen rechtmässig, die durch ein Berufsgeheimnis oder eine Vertraulichkeitspflicht gegenüber Klientinnen und Klienten geschützt sind. Sie entbindet weder den Kunden noch seine Nutzer vom Berufsgeheimnis oder von einer anderen Vertraulichkeitspflicht.
11.3 Zusagen von HEBED. HEBED ist an die Vertraulichkeitspflichten gemäss Artikel 6 des Standard-AVV gebunden. Unterstehen der Kunde oder seine Nutzer Art. 321 StGB, etwa Anwältinnen und Anwälte (auch gemäss Art. 13 BGFA), Notarinnen und Notare oder Revisorinnen und Revisoren, anerkennt HEBED, für die Zwecke des Dienstes als deren Hilfsperson zu handeln. HEBED haftet für eigene Verletzungen des Vertrags und des Rechts sowie für diejenigen ihrer Unterauftragsbearbeiter.
11.4 Verteilung. Keine Bestimmung dieser Ziffer 11 macht den Kunden für eigene Verletzungen von HEBED haftbar oder befreit HEBED von ihren Pflichten aus dem Vertrag.
11.5 Zusätzliche Anforderungen. Verlangen die Berufsregeln des Kunden, seine Klientinnen und Klienten oder eine Aufsichtsbehörde Zusagen, die im Standardangebot nicht enthalten sind, etwa bestimmte Bearbeitungsorte, besondere Auditrechte oder Einwilligungsformulare für Klientinnen und Klienten, sollte der Kunde die Erfassung im Rahmen des Standardangebots nicht aktivieren; er kann einen Vertrag gemäss Ziffer 3.2 verlangen.
12.1 KI-Tools des Kunden. KI-Tools des Kunden werden von Dritten gestützt auf eigene Verträge des Kunden bereitgestellt. Deren Anbieter sind keine Unterauftragsbearbeiter von HEBED. HEBED ist nicht verantwortlich für deren Bearbeitungen, insbesondere nicht dafür, wo sie Daten bearbeiten, ob sie diese zum Training verwenden, wie lange sie sie aufbewahren und ob ihr Personal darauf zugreifen kann. Der Kunde ist für die Auswahl und Nutzung dieser Tools verantwortlich.
12.2 Dienstleister von HEBED. HEBED setzt für die Erbringung des Dienstes die in der Liste der Unterauftragsbearbeiter aufgeführten Dienstleister ein. HEBED haftet für sie gemäss dem Standard-AVV.
12.3 Optionale Integrationen. Bietet HEBED eine optionale Integration mit einem Dienst Dritter an, wird diese nur vom Kunden aktiviert und unterliegt den Bedingungen dieses Dienstes. Die Konfigurationsübersicht hält sie fest.
13.1 Angebote. Die angebotenen Angebote, ihre Funktionen, Grenzen und Preise sind diejenigen auf der Angebotsseite zum Zeitpunkt, in dem der Kunde eine Bestellübersicht bestätigt. HEBED verpflichtet sich nicht, ein Gratisangebot, eine Testphase oder ein bestimmtes Angebot anzubieten.
13.2 Bestellübersicht. Bevor der Kunde ein Angebot bestätigt, zeigt HEBED eine Bestellübersicht an mit:
Der Kunde bestätigt die Bestellübersicht durch aktives Anklicken einer Schaltfläche, die klar auf eine Zahlungspflicht hinweist, wenn ein Preis geschuldet ist. HEBED sendet die Bestellübersicht per E-Mail.
13.3 Gratisangebot. Bietet HEBED ein Gratisangebot an, gelten die in der Bestellübersicht angegebenen Funktionen und Grenzen. HEBED kann ein Gratisangebot mit einer Frist von mindestens dreissig (30) Tagen beenden. Ein Gratisangebot schränkt die Pflichten von HEBED aus dem Standard-AVV oder den Datennutzungsbedingungen nicht ein.
13.4 Testphase. Bietet HEBED eine Testphase an, dauert diese so lange wie in der Bestellübersicht angegeben. Am Ende der Testphase:
13.5 Verlängerung. Ein kostenpflichtiges Abonnement verlängert sich nur dann um dieselbe Abrechnungsperiode, wenn die Bestellübersicht dies vorsieht. HEBED erinnert den Kunden mindestens dreissig (30) Tage im Voraus an die Verlängerung eines Jahresabonnements. Der Kunde kann die Verlängerung jederzeit in seinem Konto mit Wirkung auf das Ende der laufenden Abrechnungsperiode deaktivieren.
13.6 Preisänderungen. HEBED kann ihre Preise mit einer Frist von mindestens dreissig (30) Tagen ändern. Ein neuer Preis gilt ab der ersten Abrechnungsperiode nach Ablauf der Frist. Während einer bereits bezahlten Abrechnungsperiode werden die Preise nicht geändert. Akzeptiert der Kunde den neuen Preis nicht, kann er die Verlängerung deaktivieren, bevor dieser gilt.
13.7 Angebotswechsel. Ein Wechsel in ein höheres Angebot wird wirksam, wenn der Kunde eine neue Bestellübersicht bestätigt. Ein Wechsel in ein tieferes Angebot wird auf das Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam.
14.1 Preise. Der Kunde bezahlt die in der Bestellübersicht angegebenen Beträge. Sofern die Bestellübersicht nichts anderes angibt, verstehen sich die Preise in Schweizer Franken und ohne Mehrwertsteuer, die hinzukommt, soweit sie geschuldet ist.
14.2 Rechnungsstellung und Zahlung. HEBED stellt jede Abrechnungsperiode im Voraus in Rechnung. Die Zahlung erfolgt mit den in der Bestellübersicht angebotenen Mitteln. Kartenzahlungen können über den in der Datenschutzerklärung genannten Zahlungsdienstleister abgewickelt werden, der die Zahlungsdaten direkt erhält.
14.3 Zahlungsverzug. Geht eine Zahlung bei Fälligkeit nicht ein, sendet HEBED eine Mahnung. Erfolgt die Zahlung nicht innert vierzehn (14) Tagen nach der Mahnung, kann HEBED die kostenpflichtigen Funktionen gemäss Ziffer 17 sperren. Es ist Verzugszins zum gesetzlichen Satz geschuldet.
14.4 Rückerstattungen. Bezahlte Beträge werden nicht zurückerstattet, ausgenommen:
15.1 Der Kunde und seine Nutzer:
15.2 Der Kunde ist für die Sicherheit seiner eigenen Geräte, Netzwerke und Konten bei den KI-Tools des Kunden verantwortlich.
16.1 HEBED leistet Support per E-Mail an contact@hebedai-office.com und über die im Konto angegebenen Kanäle, zu den Zeiten und mit den Reaktionszeiten gemäss der Angebotsseite.
16.2 Das Supportpersonal liest im ordentlichen Betrieb keine vertraulichen Inhalte. Jeder Zugriff auf vertrauliche Inhalte zu Supportzwecken folgt den Regeln über den Ausnahmezugriff in Artikel 7 des Standard-AVV. Der Kunde sollte in Supportanfragen keine vertraulichen Inhalte übermitteln, es sei denn, HEBED verlangt dies gemäss diesen Regeln.
17.1 HEBED kann den Dienst ganz oder teilweise sperren, einschliesslich der Erfassung auf einem Gerät, wenn:
17.2 HEBED beschränkt die Sperrung auf das Notwendige, informiert den Kunden wenn möglich im Voraus, andernfalls unverzüglich, und hebt die Sperrung auf, sobald ihr Grund entfallen ist. Die Sperrung berührt die Pflichten von HEBED aus dem Standard-AVV und den Datennutzungsbedingungen nicht.
18.1 HEBED gewährleistet, dass:
18.2 Abgesehen von Ziffer 18.1 und den Zusagen im Standard-AVV und in den Datennutzungsbedingungen leistet HEBED, soweit gesetzlich zulässig, keine Gewähr, insbesondere nicht für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Messungen und Kennzahlen, die Kompatibilität mit Tools Dritter oder die Eignung für einen bestimmten Zweck.
18.3 Der Kunde gewährleistet, dass seine Angaben bei der Registrierung zutreffen und dass er berechtigt ist, die HEBED anvertrauten Daten bereitzustellen.
19.1 Grundsatz. Jede Partei haftet für den durch ihre Vertragsverletzung verursachten Schaden gemäss Art. 97 ff. des Obligationenrechts (OR), in den Grenzen dieser Ziffer 19.
19.2 Kostenpflichtige Angebote. Bei einem kostenpflichtigen Angebot ist die Gesamthaftung jeder Partei aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag pro Vertragsjahr auf die Beträge begrenzt, die der Kunde in den zwölf (12) Monaten vor dem haftungsbegründenden Ereignis bezahlt hat oder schuldet.
19.3 Gratisangebot und Testphase. Während eines Gratisangebots oder einer Testphase schliesst HEBED ihre Haftung aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag aus, soweit gesetzlich zulässig, vorbehältlich Ziffer 19.7. Die Parteien halten fest, dass die Haftung gemäss Art. 99 Abs. 2 OR milder beurteilt wird, wenn das Geschäft für den Schuldner keinerlei Vorteil bezweckt.
19.4 Vertraulichkeit und Datenschutz. Bei einem kostenpflichtigen Angebot unterliegt die Haftung von HEBED für die Verletzung der Artikel 6 bis 12 oder 14 des Standard-AVV oder der Artikel 3 bis 9 der Datennutzungsbedingungen einer separaten Obergrenze in Höhe des in Ziffer 19.2 bestimmten Betrags pro Vertragsjahr. Diese Obergrenze gilt separat von und zusätzlich zu der Obergrenze gemäss Ziffer 19.2. Für ein Gratisangebot oder eine Testphase gilt Ziffer 19.3.
19.5 Ersatzfähiger Schaden. Als unmittelbarer Schaden sind im Rahmen der anwendbaren Obergrenze ersatzfähig:
19.6 Ausgeschlossener Schaden. Vorbehältlich Ziffer 19.5 haftet keine Partei für mittelbaren oder Folgeschaden oder entgangenen Gewinn.
19.7 Zwingende Ausnahmen. Keine Begrenzung oder kein Ausschluss dieser Ziffer 19 gilt:
19.8 Haftung des Kunden. Die Haftung des Kunden ist gleich wie diejenige von HEBED gemäss Ziffer 19.2 begrenzt, ausgenommen für unbezahlte Beträge und für die Verletzung von Ziffer 8.3.
19.9 Bussen. Keine Partei übernimmt Bussen oder Sanktionen, die gegen die andere Partei verhängt werden, soweit dies rechtswidrig wäre.
19.10 Schadenminderung. Jede Partei trifft angemessene Massnahmen zur Minderung ihres Schadens. Ein Mitverschulden reduziert den Schadenersatz gemäss Art. 44 OR.
20.1 Dauer. Der Vertrag beginnt mit seinem Abschluss (Ziffer 5.2) und läuft bis zu seiner Kündigung. Ein kostenpflichtiges Abonnement läuft für die in der Bestellübersicht angegebene Abrechnungsperiode und verlängert sich nur gemäss Ziffer 13.5.
20.2 Kündigung durch den Kunden. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit in seinem Konto oder per E-Mail an contact@hebedai-office.com kündigen. Läuft ein kostenpflichtiges Abonnement, wird die Kündigung auf das Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam, ohne Rückerstattung, vorbehältlich Ziffer 14.4.
20.3 Kündigung aus wichtigem Grund durch den Kunden. Der Kunde kann mit sofortiger Wirkung und mit anteiliger Rückerstattung im Voraus bezahlter Beträge kündigen, wenn:
20.4 Kündigung durch HEBED. HEBED kann kündigen:
20.5 Wichtige Gründe. Jede Partei kann zudem aus einem wichtigen Grund, der die Fortsetzung des Vertrags unzumutbar macht, gemäss Schweizer Recht kündigen.
21.1 Ende des Zugangs. Mit dem Ende des Vertrags enden die Lizenz, die Erfassung und der Zugang zum Dienst.
21.2 Export. Bis zum Ende des Vertrags kann der Kunde seine Nutzungs- und Billing-Intelligence-Daten in dem im Standard-AVV beschriebenen Format exportieren. Der Kunde kann die Herausgabe oder Löschung seiner Daten auch jederzeit verlangen.
21.3 Deinstallation. Der Kunde deinstalliert die Erfassungskomponente gemäss der Deinstallationsanleitung von allen Geräten, einschliesslich allfälliger Proxy-Einstellungen und lokaler Zertifikate. HEBED speichert nach dem Ende des Vertrags keine von einem Gerät empfangenen Interaktionsdaten und löscht solche Daten, falls sie sie erhält.
21.4 Löschung. Nach dem Ende des Vertrags löscht HEBED die Kundendaten gemäss Artikel 14 und 15 des Standard-AVV und bestätigt die Löschung auf Verlangen.
21.5 Fortgeltung. Die Ziffern 10, 11.3, 19, 21, 24, 26 und 27, der Standard-AVV, solange HEBED Kundendaten hält, sowie die Bestimmungen der Datennutzungsbedingungen, die nach ihrem Wortlaut fortgelten, bleiben nach Vertragsende anwendbar.
22.1 Grundsatz. HEBED kann diese AGB gemäss dieser Ziffer 22 anpassen. Jede Fassung trägt eine Versionsnummer und ein Datum des Inkrafttretens. Frühere Fassungen bleiben unter /legal/archive abrufbar; die vom Kunden angenommenen Fassungen bleiben in seinem Konto verfügbar.
22.2 Redaktionelle Anpassungen. HEBED kann Änderungen, welche die Rechte und Pflichten der Parteien nicht berühren, etwa Korrekturen von Tippfehlern, Präzisierungen oder aktualisierte Kontaktangaben, ohne Vorankündigung veröffentlichen. Das Änderungsprotokoll weist sie aus.
22.3 Angekündigte Änderungen. HEBED kündigt andere Änderungen dieser AGB mindestens dreissig (30) Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail und im Konto an. Die Ankündigung erläutert die Änderung. Akzeptiert der Kunde die Änderung nicht, kann er vor dem Inkrafttreten gemäss Ziffer 22.5 kündigen.
22.4 Annahmebedürftige Änderungen. Die folgenden Änderungen gelten für den Kunden erst, nachdem er sie in seinem Konto ausdrücklich angenommen hat:
Bis zur Annahme durch den Kunden gilt die zuvor angenommene Fassung weiter. HEBED kann neue Funktionen, die von der Änderung abhängen, Kunden vorbehalten, welche die Änderung angenommen haben.
22.5 Ablehnung. Akzeptiert der Kunde eine Änderung gemäss Ziffer 22.3 oder 22.4 nicht, kann er mit sofortiger Wirkung kündigen und erhält die im Voraus bezahlten Beträge anteilig zurück. Nimmt der Kunde eine Änderung gemäss Ziffer 22.4 nicht innert sechzig (60) Tagen an, kann HEBED mit einer Frist von dreissig (30) Tagen und anteiliger Rückerstattung im Voraus bezahlter Beträge kündigen.
22.6 Ausgeschlossene Änderungen. Keine Änderung dieser AGB, des Standard-AVV oder der Datennutzungsbedingungen kann HEBED ermächtigen, Kundendaten zum Training, Feintuning oder zur Evaluation von KI-Modellen zu verwenden, Kundendaten zu kommerzialisieren, sie für andere Kunden wiederzuverwenden oder deren Vertraulichkeit oder Sicherheit wesentlich zu verringern. Eine solche Ermächtigung erfordert eine separate, vom Kunden unterzeichnete schriftliche Vereinbarung gemäss Artikel 5.3 der Datennutzungsbedingungen.
22.7 Gesetzlich verlangte Änderungen. Wird eine Änderung durch das Recht oder eine Behörde verlangt, kann HEBED sie ab dem verlangten Datum mit Ankündigung anwenden. Schränkt die Änderung die Rechte des Kunden ein, gilt Ziffer 22.5.
23.1 HEBED stellt Mitteilungen an die E-Mail-Adresse des Kontos zu und, für Mitteilungen gemäss Ziffer 13, 20 und 22, zusätzlich im Konto. Der Kunde hält seine E-Mail-Adresse aktuell.
23.2 Der Kunde richtet Mitteilungen an contact@hebedai-office.com oder über das Konto, sofern dafür eine Funktion vorgesehen ist.
23.3 Verlangt der Vertrag eine Mitteilung «in schriftlicher Form», genügt eine E-Mail oder eine Nachricht im Konto, es sei denn, die Datennutzungsbedingungen oder der Standard-AVV verlangen ausdrücklich eine Unterschrift.
24.1 HEBED zeichnet jede Annahme des Vertrags und jeder neuen Fassung auf, mit:
24.2 HEBED sendet dem Kunden eine Bestätigungs-E-Mail mit Links zu den angenommenen Fassungen und einer herunterladbaren Kopie. Der Kunde kann die von ihm angenommenen Fassungen jederzeit in seinem Konto einsehen und herunterladen.
24.3 Die Aufzeichnungen von HEBED über die Annahme dienen als Beweismittel für die Annahme. Der Gegenbeweis bleibt dem Kunden vorbehalten.
25.1 Unterauftragsbearbeitung. HEBED kann Unterauftragsbearbeiter zu den Bedingungen des Standard-AVV beiziehen. HEBED bleibt für sie verantwortlich.
25.2 Abtretung. Keine Partei darf den Vertrag ohne Zustimmung der anderen Partei abtreten. HEBED kann ihn mit einer Frist von mindestens dreissig (30) Tagen an eine Rechtsnachfolgerin ihres Geschäfts in der Schweiz abtreten, sofern diese alle Pflichten aus dem Standard-AVV und den Datennutzungsbedingungen übernimmt. Der Kunde kann dann gemäss Ziffer 20.3 mit anteiliger Rückerstattung kündigen. Kundendaten gehören nicht zu den Vermögenswerten von HEBED.
25.3 Höhere Gewalt. Keine Partei haftet für eine Nichterfüllung infolge eines Ereignisses ausserhalb ihrer zumutbaren Kontrolle. Dies befreit HEBED weder von ihren Vertraulichkeits- und Sicherheitspflichten noch von ihrer Pflicht, eine Verletzung der Datensicherheit zu melden.
25.4 Teilnichtigkeit. Ist eine Bestimmung nichtig, bleibt der übrige Vertrag in Kraft. Die Parteien ersetzen die nichtige Bestimmung durch eine gültige, die ihrem Zweck möglichst nahekommt.
25.5 Kein Verzicht. Die Nichtausübung eines Rechts gilt nicht als Verzicht darauf.
25.6 Vollständigkeit. Der Vertrag bildet die vollständige Vereinbarung über das Standardangebot und ersetzt alle früheren Besprechungen dazu.
26.1 Der Vertrag untersteht Schweizer Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf.
26.2 Die Wahl des Schweizer Rechts schliesst zwingende Bestimmungen anderer Rechtsordnungen, die auf eine Partei oder die Bearbeitung anwendbar sind, insbesondere ausländisches Datenschutzrecht oder ausländische Berufsregeln, nicht aus.
26.3 Ausschliesslich zuständig sind die ordentlichen Gerichte am Sitz von HEBED in Genf, Schweiz, vorbehältlich zwingender Gerichtsstände.
27.1 Diese AGB liegen auf Französisch, Englisch und Deutsh vor; beide Fassungen sind gleichermassen verbindlich. Die vorliegende deutsche Fassung ist eine Übersetzung zur Information. Bei Abweichungen gehen die französische und die englische Fassung vor.
27.2 Weichen die französische und die englische Fassung voneinander ab, sind sie im Licht der jeweils anderen Fassung und des Vertragszwecks auszulegen. Betrifft eine Abweichung den Schutz der Kundendaten, gilt die Auslegung, welche die Kundendaten besser schützt.
EDWARD TANDIA, HEBED AI, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz. Vertragliche Fragen: contact@hebedai-office.com. Support: contact@hebedai-office.com. Sicherheit: contact@hebedai-office.com. Datenschutz: contact@hebedai-office.com.
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02 · Document informatif
Comment HEBED traite des données personnelles en qualité de responsable du traitement
| Document | Politique de confidentialité HEBED |
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| Version | 1.0 |
| Dernière mise à jour | 19 octobre 2026 |
| Responsable du traitement | EDWARD TANDIA, HEBED AI (entreprise individuelle, titulaire : Edward Tandia), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Suisse · n° CH-660.6.443.025-3 · IDE CHE-251.223.066 |
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4.4 Fonctionnalités d'IA. Le Service utilise des modèles d'IA exploités par HEBED sur son infrastructure en Suisse (modèles d'IA internes) pour produire des estimations et des indicateurs à partir des données de nos clients. Ces traitements sont effectués pour le compte du client concerné. Ils ne produisent aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de la section 11.
4.5 Statistiques anonymisées. À partir de données techniques d'exploitation et de mesures d'utilisation non identifiantes, et sans aucun contenu d'interaction, HEBED peut établir des statistiques effectivement anonymisées, c'est-à-dire qui ne permettent plus, par aucun moyen raisonnablement utilisable, d'identifier une personne. Ces statistiques ne sont plus des données personnelles ; elles servent à améliorer la fiabilité et les fonctionnalités du Service, y compris ses modèles d'IA internes. Des données simplement pseudonymisées restent des données personnelles et sont traitées comme telles.
5.1 Le tableau suivant décrit, pour chaque situation, les données que nous traitons, pourquoi, sur quelle base lorsque le RGPD s'applique et pendant combien de temps. Selon la LPD, nous traitons les données personnelles conformément aux principes de l'art. 6 LPD et nous fondons, si nécessaire, sur les motifs justificatifs de l'art. 31 LPD, notamment la conclusion et l'exécution d'un contrat et nos intérêts prépondérants.
| Situation | Données | Finalités | Base (RGPD, le cas échéant) | Conservation |
|---|---|---|---|---|
| Visite du site web | Adresse IP, date et heure, page demandée, page de provenance, navigateur et système d'exploitation, données techniques d'erreur | Fourniture du site, sécurité, prévention des abus | Intérêt légitime (art. 6, par. 1, let. f) | Durée nécessaire à la sécurité du site et à la prévention des abus |
| Cookies et technologies similaires | Voir section 8 | Voir section 8 | Voir section 8 | Voir section 8 |
| Demandes de renseignements et demandes commerciales | Nom, e-mail, téléphone, entreprise, pays, contenu de la demande | Répondre à la demande, échanges précontractuels | Mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, let. b) ; intérêt légitime (art. 6, par. 1, let. f) | Durée nécessaire au traitement de la demande et aux échanges qui suivent |
| Inscription et éligibilité | Nom, prénom, e-mail professionnel, pays d'exercice, type d'activité, nom professionnel ou du cabinet, déclarations d'éligibilité et d'usage professionnel et, s'ils sont fournis, inscription professionnelle, numéro IDE ou de TVA | Vérifier l'éligibilité à l'Offre standard, créer le compte | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) | Durée du compte, puis aussi longtemps que nécessaire pour constater ou défendre des droits |
| Compte et authentification | Identifiants de compte, e-mail, rôle, empreinte du mot de passe, événements d'authentification, paramètres | Donner accès, sécuriser le compte | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) ; intérêt légitime à la sécurité (art. 6, par. 1, let. f) | Durée du compte, puis aussi longtemps que nécessaire pour constater ou défendre des droits |
| Enregistrement des contrats | Identifiant du compte, nom de la personne qui accepte, date et heure, identifiants, versions et empreintes numériques des documents acceptés, langue, texte de la déclaration d'acceptation, adresse IP, famille de navigateur et de système d'exploitation, e-mail de confirmation | Prouver la conclusion et le contenu du contrat | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) ; intérêt légitime à la constatation et à la défense de droits (art. 6, par. 1, let. f) | Durée du contrat plus dix (10) ans |
| Facturation et paiement | Nom et adresse de facturation, numéro de TVA, offre, factures, statut des paiements, données de paiement limitées fournies par le prestataire de paiement (par exemple type de carte et derniers chiffres) | Facturer, encaisser, tenir la comptabilité | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) ; obligation légale (art. 6, par. 1, let. c) | Dix (10) ans pour les pièces comptables (art. 958f CO) |
| Assistance | Nom, coordonnées, contenu de la demande, informations techniques fournies | Traiter les demandes | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) | Durée nécessaire au traitement de la demande |
| Communications opérationnelles | Nom, e-mail, statut du compte | Avis relatifs au service, à la sécurité, à la facturation et au contrat, y compris les avis de modification | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) ; obligation légale (art. 6, par. 1, let. c) | Durée du compte |
| Communications marketing | Nom, e-mail, préférences, ouverture des messages lorsqu'elle est mesurée | Lettres d'information et informations sur HEBED | Consentement (art. 6, par. 1, let. a) ou, pour les clients existants, intérêt légitime avec droit de s'y opposer (art. 6, par. 1, let. f) | Jusqu'à la désinscription ou au retrait du consentement |
| Licence et sécurité du logiciel HEBED | Identifiant technique de l'installation sur l'appareil, version du logiciel, système d'exploitation et version, statut d'activation, date et heure des connexions à HEBED, codes d'erreur sans contenu d'interaction | Gestion des licences, compatibilité, sécurité du logiciel et du Service, prévention des abus | Contrat (art. 6, par. 1, let. b) ; intérêt légitime à la sécurité (art. 6, par. 1, let. f) | Durée du compte |
| Obligations légales et prétentions | Données des catégories ci-dessus, selon les besoins | Respecter la loi, répondre aux autorités, constater ou défendre des droits | Obligation légale (art. 6, par. 1, let. c) ; intérêt légitime (art. 6, par. 1, let. f) | Pendant la durée requise |
5.2 Nous ne demandons ni pièce d'identité ni données dont nous n'avons pas besoin. Nous ne collectons pas de données sensibles en qualité de responsable du traitement, sauf si vous les incluez vous-même dans un message qui nous est adressé.
5.3 La fourniture des données signalées comme obligatoires lors de l'inscription est nécessaire à la conclusion du contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas ouvrir de compte.
6.1 Au sein de HEBED, seules les personnes qui ont besoin des données pour leurs tâches y ont accès.
6.2 Nous faisons appel à des prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte, dans les catégories suivantes :
Ces prestataires sont liés par contrat à des obligations de protection des données. Sur demande (section 2.1), nous vous indiquons les prestataires concernés et leurs lieux d'établissement.
6.3 Le prestataire de paiement peut traiter les données de paiement en qualité de responsable du traitement indépendant selon sa propre déclaration de confidentialité, à laquelle nous renvoyons dans l'interface de paiement.
6.4 Nous pouvons communiquer des données à des conseillers professionnels tenus à la confidentialité (avocats, réviseurs, comptables), à un successeur en cas de transfert de notre entreprise et à des autorités ou tribunaux lorsque la loi l'exige.
6.5 Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas avec des annonceurs.
7.1 Nous conservons principalement en Suisse les données décrites dans la présente Politique. Certains de nos prestataires (section 6.2) et les fournisseurs de contenus de tiers mentionnés à la section 8 peuvent traiter des données hors de Suisse, notamment aux États-Unis. Pour ces communications, nous nous fondons, selon le cas, sur l'une des garanties suivantes, dont vous pouvez obtenir une copie en nous contactant :
7.2 Pour les États-Unis, l'adéquation ne vaut que pour les organisations certifiées selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
7.3 Données traitées dans le Service. Les données que nous traitons pour le compte de nos clients (section 4) sont stockées dans la base de données principale du Service, hébergée en Suisse, et les modèles d'IA internes de HEBED sont exécutés en Suisse. Les outils d'IA utilisés par nos clients ne sont pas exploités par HEBED : leurs fournisseurs peuvent traiter des données dans d'autres pays selon les contrats que nos clients ont conclus avec eux.
8.1 Notre site web utilise des technologies qui enregistrent des informations sur votre appareil ou y lisent des informations (« cookies ») :
| Type | Finalité | Votre choix |
|---|---|---|
| Strictement nécessaires | Fourniture et sécurité du site et de l'application, connexion au compte, mémorisation de votre choix de langue dans le stockage local de votre navigateur | Ne peuvent pas être désactivés, le site ne fonctionnant pas sans eux |
| Mesure d'audience | Le site web de HEBED n'utilise aucun outil de mesure d'audience | — |
| Contenus de tiers | Polices de caractères chargées depuis les serveurs de Google (Google Fonts) à l'affichage du site, ce qui transmet votre adresse IP à Google ; vidéo intégrée chargée depuis YouTube en mode de confidentialité renforcée | La vidéo n'est chargée que si vous cliquez pour la lancer |
| Marketing et publicité | HEBED n'utilise pas de cookies marketing ou publicitaires | — |
8.2 Le site web ne dépose pas de cookies de mesure d'audience ni de cookies marketing. Les liens de prise de rendez-vous mènent vers Calendly, qui traite vos données selon sa propre déclaration de confidentialité.
9.1 Nous protégeons les données personnelles par des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque. La page « Sécurité et traitement des données » (/legal/security) décrit comment HEBED protège les données traitées dans le Service.
10.1 Selon la LPD, vous disposez notamment du droit :
10.2 Lorsque le RGPD s'applique, vous disposez en outre des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition prévus aux art. 15 à 21 RGPD.
10.3 Pour exercer vos droits, écrivez à contact@hebedai-office.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai de trente (30) jours, sauf si la loi permet un délai plus long, auquel cas nous vous en indiquons le motif.
10.4 Vous pouvez déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et, lorsque le RGPD s'applique, auprès de l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence ou de travail dans l'Espace économique européen.
10.5 Pour les données traitées pour le compte d'un client de HEBED, veuillez vous adresser à ce client (section 4).
11.1 Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets juridiques vous concernant ou vous affectent de manière significative.
12.1 Nous pouvons mettre à jour la présente Politique pour tenir compte de l'évolution de nos traitements ou du droit. La version en vigueur est publiée sur cette page avec sa date d'entrée en vigueur. Les versions antérieures sont disponibles sous /legal/archive. Nous informons les titulaires de compte par e-mail des modifications importantes avant leur entrée en vigueur.
12.2 Les modifications de la présente Politique ne modifient pas le contrat conclu avec nos clients et ne peuvent pas étendre les droits de HEBED sur les données des clients.
EDWARD TANDIA, HEBED AI, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Suisse — contact@hebedai-office.com
HEBED-LEGAL-PRIV-EN · Version 1.0 · Printed from https://www.hebed.ch/en/legal/privacy
02 · Information document
How HEBED processes personal data as controller
| Document | HEBED Privacy Policy |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Last updated | 19 October 2026 |
| Controller | EDWARD TANDIA, HEBED AI (sole proprietorship, owner: Edward Tandia), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland · no. CH-660.6.443.025-3 · UID CHE-251.223.066 |
| Contact | contact@hebedai-office.com |
| Related documents | Security & Data Processing |
1.1 This Privacy Policy explains how EDWARD TANDIA, HEBED AI ("HEBED", "we") processes personal data as controller. It covers our website, enquiries, sign-up, customer accounts, contract records, billing, support, communications and the technical data needed to license and secure the HEBED software.
1.2 This Privacy Policy does not govern the data that our customers process with the HEBED Billing Intelligence service, such as the content of their interactions with AI tools or their engagement data. For that data, our customer (for example a law firm, a fiduciary or a consulting firm) is the controller and HEBED is its processor under the Standard Data Processing Agreement. Section 4 explains what this means for you.
1.3 This Privacy Policy is for information. It is not a contract and does not give HEBED any right over customer data.
1.4 We process personal data in accordance with the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) and, where it applies to us, the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
2.1 The controller is EDWARD TANDIA, HEBED AI, a sole proprietorship registered in the Commercial Register of the Canton of Geneva (no. CH-660.6.443.025-3, UID CHE-251.223.066) and owned by Edward Tandia, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland. You can contact us about data protection at contact@hebedai-office.com or by post at the address above.
| Situation | HEBED's role |
|---|---|
| Visits to hebed.ch, enquiries, sign-up, account, contract records, billing, support, operational and marketing communications, licensing and security of the HEBED software | Controller — this Privacy Policy applies |
| Data processed in the Service on behalf of a customer: content of interactions with AI tools, engagement data, usage and Billing Intelligence data, related technical data | Processor — the customer is controller; the Standard Data Processing Agreement applies (Section 4) |
4.1 When a professional services firm uses HEBED, the HEBED software may access the content of that customer's interactions with AI tools. That content may contain personal data about the customer's clients, counterparties or other persons. HEBED processes that data only on the customer's behalf and instructions, for the purposes of the Service, under the Standard Data Processing Agreement and the Standard Data Use Terms.
4.2 If you are a client of a HEBED customer, or another person whose data may appear in a customer's engagements, the customer is responsible for informing you and for answering your requests. If you contact us, we forward your request to the customer concerned where we can identify it, and do not answer it ourselves without the customer's instructions.
4.3 HEBED does not sell customer data, does not reuse it for other customers and does not use the content of their interactions with AI tools to train AI models, even in anonymised form (Standard Data Use Terms). Only effectively anonymised statistics may be used, as described in 4.5.
4.4 AI features. The Service uses AI models operated by HEBED on its infrastructure in Switzerland (internal AI models) to produce estimates and indicators from our customers' data. This processing is carried out on behalf of the customer concerned. It does not produce any decision based solely on automated processing within the meaning of Section 11.
4.5 Anonymised statistics. From technical operational data and non-identifying usage measurements, and without any interaction content, HEBED may produce effectively anonymised statistics, meaning statistics from which no person can any longer be identified by any means reasonably likely to be used. These statistics are no longer personal data; they are used to improve the reliability and features of the Service, including its internal AI models. Data that is merely pseudonymised remains personal data and is treated as such.
5.1 The following table describes, for each situation, the data we process, why, on what basis where the GDPR applies, and for how long. Under the FADP, we process personal data in accordance with the principles of Art. 6 FADP and rely, where needed, on the justifications of Art. 31 FADP, in particular the conclusion and performance of a contract and our overriding interests.
| Situation | Data | Purposes | Basis (GDPR, where applicable) | Retention |
|---|---|---|---|---|
| Website visit | IP address, date and time, page requested, referrer, browser and operating system, technical error data | Delivering the website, security, prevention of abuse | Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) | As long as necessary for website security and the prevention of abuse |
| Cookies and similar technologies | See Section 8 | See Section 8 | See Section 8 | See Section 8 |
| Contact and commercial enquiries | Name, e-mail, telephone, firm, country, content of the enquiry | Answering the enquiry, pre-contractual discussions | Steps prior to a contract (Art. 6(1)(b)); legitimate interest (Art. 6(1)(f)) | As long as necessary to handle the enquiry and any follow-up exchanges |
| Sign-up and eligibility | Surname, first name, professional e-mail, country of practice, type of practice, professional or firm name, declarations of eligibility and professional use, and, where provided, professional registration, UID or VAT number | Verifying eligibility for the Standard Offer, creating the account | Contract (Art. 6(1)(b)) | Term of the account, then as long as necessary to establish or defend legal claims |
| Account and authentication | Account identifiers, e-mail, role, password hash, authentication events, settings | Providing access, securing the account | Contract (Art. 6(1)(b)); legitimate interest in security (Art. 6(1)(f)) | Term of the account, then as long as necessary to establish or defend legal claims |
| Contract records | Account identifier, name of the person accepting, date and time, identifiers, versions and digital fingerprints of the documents accepted, language, text of the acceptance statement, IP address, browser and operating system family, confirmation e-mail | Proving the conclusion and content of the contract | Contract (Art. 6(1)(b)); legitimate interest in establishing and defending legal claims (Art. 6(1)(f)) | Term of the contract plus ten (10) years |
| Billing and payment | Billing name and address, VAT number, plan, invoices, payment status, limited payment data provided by the payment provider (for example card type and last digits) | Invoicing, collecting payments, accounting | Contract (Art. 6(1)(b)); legal obligation (Art. 6(1)(c)) | Ten (10) years for accounting records (Art. 958f CO) |
| Support | Name, contact details, content of the request, technical information provided | Handling requests | Contract (Art. 6(1)(b)) | As long as necessary to handle the request |
| Operational communications | Name, e-mail, account status | Service, security, billing and contract notices, including notices of changes | Contract (Art. 6(1)(b)); legal obligation (Art. 6(1)(c)) | Term of the account |
| Marketing communications | Name, e-mail, preferences, opening of messages where measured | Newsletters and information about HEBED | Consent (Art. 6(1)(a)), or for existing customers, legitimate interest with a right to opt out (Art. 6(1)(f)) | Until you unsubscribe or withdraw consent |
| Licensing and security of the HEBED software | Technical identifier of the device installation, software version, operating system and version, activation status, date and time of connections to HEBED, error codes without interaction content | Licence management, compatibility, security of the software and of the Service, prevention of misuse | Contract (Art. 6(1)(b)); legitimate interest in security (Art. 6(1)(f)) | Term of the account |
| Legal obligations and claims | Data from the categories above as needed | Complying with the law, responding to authorities, establishing or defending legal claims | Legal obligation (Art. 6(1)(c)); legitimate interest (Art. 6(1)(f)) | For the duration required |
5.2 We do not ask for identity documents or for data we do not need. We do not collect sensitive personal data as controller, except where you include it yourself in a message to us.
5.3 Providing the data marked as required during sign-up is necessary to conclude the contract. Without it, we cannot open an account.
6.1 Within HEBED, only the persons who need the data for their tasks can access it.
6.2 We use providers who process personal data on our behalf, in the following categories:
These providers are bound by contract to data protection obligations. On request (Section 2.1), we will tell you which providers are involved and where they are established.
6.3 The payment provider may process payment data as an independent controller under its own privacy notice, which we link in the payment interface.
6.4 We may disclose data to professional advisers bound by confidentiality (lawyers, auditors, accountants), to a successor in the event of a transfer of our business, and to authorities or courts where required by law.
6.5 We do not sell personal data and do not share it with advertisers.
7.1 We store the data described in this Privacy Policy primarily in Switzerland. Some of our providers (Section 6.2) and the third-party content providers mentioned in Section 8 may process data outside Switzerland, in particular in the United States. For these disclosures we rely, as applicable, on one of the following safeguards, a copy of which you can obtain by contacting us:
7.2 For the United States, adequacy applies only to organisations certified under the Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
7.3 Data processed in the Service. The data we process on behalf of our customers (Section 4) is stored in the Service's main database, hosted in Switzerland, and HEBED's internal AI models run in Switzerland. The AI tools used by our customers are not operated by HEBED: their providers may process data in other countries under the contracts our customers have concluded with them.
8.1 Our website uses technologies that store information on, or read information from, your device ("cookies"):
| Type | Purpose | Your choice |
|---|---|---|
| Strictly necessary | Delivery and security of the website and the application, sign-in to the account, storage of your language choice in your browser's local storage | Cannot be disabled, as the website does not work without them |
| Analytics | HEBED's website does not use any analytics tool | — |
| Third-party content | Fonts loaded from Google's servers (Google Fonts) when the website is displayed, which discloses your IP address to Google; embedded video loaded from YouTube in privacy-enhanced mode | The video is loaded only if you click to play it |
| Marketing and advertising | HEBED does not use marketing or advertising cookies | — |
8.2 The website does not set analytics or marketing cookies. Appointment booking links lead to Calendly, which processes your data under its own privacy notice.
9.1 We protect personal data with technical and organisational measures appropriate to the risk. The "Security & Data Processing" page (/legal/security) describes how HEBED protects the data processed in the Service.
10.1 Under the FADP, you have in particular the right:
10.2 Where the GDPR applies, you also have the rights of access, rectification, erasure, restriction, portability and objection under Arts. 15 to 21 GDPR.
10.3 To exercise your rights, write to contact@hebedai-office.com. We may ask you to confirm your identity. We answer within thirty (30) days, unless the law allows a longer period, in which case we tell you why.
10.4 You may lodge a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) and, where the GDPR applies, with the supervisory authority of your place of residence or work in the European Economic Area.
10.5 For data processed on behalf of a HEBED customer, please contact that customer (Section 4).
11.1 We do not take decisions based exclusively on automated processing that produce legal effects concerning you or significantly affect you.
12.1 We may update this Privacy Policy to reflect changes in our processing or in the law. The version in force is published on this page with its effective date. Previous versions are available at /legal/archive. We inform account holders by e-mail of material changes before they take effect.
12.2 Changes to this Privacy Policy do not change the contract with our customers and cannot extend HEBED's rights over customer data.
EDWARD TANDIA, HEBED AI, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland — contact@hebedai-office.com
HEBED-LEGAL-PRIV-DE · Version 1.0 · Gedruckt von https://www.hebed.ch/de/legal/privacy
02 · Informationsdokument
Wie HEBED Personendaten als Verantwortliche bearbeitet
Nicht verbindliche Übersetzung. Massgebend sind die französische und die englische Fassung.
| Dokument | Datenschutzerklärung von HEBED |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Letzte Aktualisierung | 19. Oktober 2026 |
| Verantwortliche | EDWARD TANDIA, HEBED AI (Einzelunternehmen, Inhaber: Edward Tandia), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz · Nr. CH-660.6.443.025-3 · UID CHE-251.223.066 |
| Kontakt | contact@hebedai-office.com |
| Verbundene Dokumente | Sicherheit und Datenbearbeitung |
1.1 Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie EDWARD TANDIA, HEBED AI («HEBED», «wir») Personendaten als Verantwortliche bearbeitet. Sie umfasst unsere Website, Anfragen, die Registrierung, Kundenkonten, die Aufzeichnung von Verträgen, die Rechnungsstellung, den Support, die Kommunikation sowie die technischen Daten, die für die Lizenzierung und Sicherheit der HEBED-Software erforderlich sind.
1.2 Diese Datenschutzerklärung regelt nicht die Daten, die unsere Kunden mit dem Dienst HEBED Billing Intelligence bearbeiten, etwa den Inhalt ihrer Interaktionen mit KI-Tools oder ihre Mandatsdaten. Für diese Daten ist unser Kunde (beispielsweise eine Anwaltskanzlei, eine Treuhandgesellschaft oder ein Beratungsunternehmen) Verantwortlicher und HEBED dessen Auftragsbearbeiterin gemäss dem Standard-Auftragsbearbeitungsvertrag. Abschnitt 4 erläutert, was dies für Sie bedeutet.
1.3 Diese Datenschutzerklärung dient der Information. Sie ist kein Vertrag und verleiht HEBED keine Rechte an Kundendaten.
1.4 Wir bearbeiten Personendaten gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit auf uns anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).
2.1 Verantwortliche ist EDWARD TANDIA, HEBED AI, ein im Handelsregister des Kantons Genf eingetragenes Einzelunternehmen (Nr. CH-660.6.443.025-3, UID CHE-251.223.066) mit Inhaber Edward Tandia, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz. Sie erreichen uns zu Datenschutzfragen unter contact@hebedai-office.com oder per Post an die obige Adresse.
| Situation | Rolle von HEBED |
|---|---|
| Besuche von hebed.ch, Anfragen, Registrierung, Konto, Aufzeichnung von Verträgen, Rechnungsstellung, Support, betriebliche und Marketing-Kommunikation, Lizenzierung und Sicherheit der HEBED-Software | Verantwortliche — diese Datenschutzerklärung gilt |
| Im Dienst für einen Kunden bearbeitete Daten: Inhalt der Interaktionen mit KI-Tools, Mandatsdaten, Nutzungs- und Billing-Intelligence-Daten, zugehörige technische Daten | Auftragsbearbeiterin — der Kunde ist Verantwortlicher; es gilt der Standard-Auftragsbearbeitungsvertrag (Abschnitt 4) |
4.1 Wenn ein Dienstleistungsunternehmen HEBED nutzt, kann die HEBED-Software auf den Inhalt der Interaktionen dieses Kunden mit KI-Tools zugreifen. Dieser Inhalt kann Personendaten über Klientinnen und Klienten des Kunden, Gegenparteien oder andere Personen enthalten. HEBED bearbeitet diese Daten nur im Auftrag und nach Weisung des Kunden, für die Zwecke des Dienstes, gemäss dem Standard-Auftragsbearbeitungsvertrag und den Datennutzungsbedingungen.
4.2 Sind Sie Klientin oder Klient eines Kunden von HEBED oder eine andere Person, deren Daten in den Mandaten eines Kunden vorkommen können, ist dieser Kunde dafür verantwortlich, Sie zu informieren und Ihre Anfragen zu beantworten. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihre Anfrage an den betreffenden Kunden weiter, sofern wir ihn identifizieren können, und beantworten sie nicht selbst ohne seine Weisung.
4.3 HEBED verkauft keine Kundendaten, verwendet sie nicht für andere Kunden wieder und nutzt den Inhalt ihrer Interaktionen mit KI-Tools nicht zum Training von KI-Modellen, auch nicht in anonymisierter Form (Datennutzungsbedingungen). Nur tatsächlich anonymisierte Statistiken dürfen wie in 4.5 beschrieben verwendet werden.
4.4 KI-Funktionen. Der Dienst verwendet KI-Modelle, die HEBED auf ihrer Infrastruktur in der Schweiz betreibt (interne KI-Modelle), um aus den Daten unserer Kunden Schätzungen und Kennzahlen zu erstellen. Diese Bearbeitung erfolgt im Auftrag des jeweiligen Kunden. Sie führt zu keiner ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidung im Sinne von Abschnitt 11.
4.5 Anonymisierte Statistiken. Aus technischen Betriebsdaten und nicht identifizierenden Nutzungsmessungen, ohne jegliche Interaktionsinhalte, kann HEBED tatsächlich anonymisierte Statistiken erstellen, das heisst Statistiken, aus denen sich mit keinem vernünftigerweise einsetzbaren Mittel mehr eine Person bestimmen lässt. Diese Statistiken sind keine Personendaten mehr; sie dienen der Verbesserung der Zuverlässigkeit und der Funktionen des Dienstes, einschliesslich seiner internen KI-Modelle. Lediglich pseudonymisierte Daten bleiben Personendaten und werden als solche behandelt.
5.1 Die folgende Tabelle beschreibt für jede Situation, welche Daten wir bearbeiten, weshalb, auf welcher Grundlage, soweit die DSGVO anwendbar ist, und wie lange. Nach dem DSG bearbeiten wir Personendaten gemäss den Grundsätzen von Art. 6 DSG und stützen uns, soweit erforderlich, auf die Rechtfertigungsgründe von Art. 31 DSG, insbesondere den Abschluss und die Abwicklung eines Vertrags sowie unsere überwiegenden Interessen.
| Situation | Daten | Zwecke | Grundlage (DSGVO, soweit anwendbar) | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|---|
| Besuch der Website | IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, verweisende Seite, Browser und Betriebssystem, technische Fehlerdaten | Bereitstellung der Website, Sicherheit, Missbrauchsverhinderung | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Solange für die Sicherheit der Website und die Missbrauchsverhinderung erforderlich |
| Cookies und ähnliche Technologien | Siehe Abschnitt 8 | Siehe Abschnitt 8 | Siehe Abschnitt 8 | Siehe Abschnitt 8 |
| Kontakt- und Geschäftsanfragen | Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Land, Inhalt der Anfrage | Beantwortung der Anfrage, vorvertragliche Gespräche | Vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 Bst. b); berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Solange für die Bearbeitung der Anfrage und den weiteren Austausch erforderlich |
| Registrierung und Berechtigung | Name, Vorname, geschäftliche E-Mail, Land der Berufsausübung, Art der Tätigkeit, Berufs- oder Firmenbezeichnung, Erklärungen zur Berechtigung und beruflichen Nutzung sowie, falls angegeben, berufliche Registrierung, UID oder MWST-Nummer | Prüfung der Berechtigung für das Standardangebot, Eröffnung des Kontos | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b) | Dauer des Kontos, danach solange zur Feststellung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich |
| Konto und Authentifizierung | Kontokennungen, E-Mail, Rolle, Passwort-Hash, Authentifizierungsereignisse, Einstellungen | Gewährung des Zugangs, Sicherung des Kontos | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b); berechtigtes Interesse an der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Dauer des Kontos, danach solange zur Feststellung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich |
| Aufzeichnung von Verträgen | Kontokennung, Name der annehmenden Person, Datum und Uhrzeit, Kennungen, Versionen und digitale Fingerabdrücke der angenommenen Dokumente, Sprache, Wortlaut der Annahmeerklärung, IP-Adresse, Browser- und Betriebssystemfamilie, Bestätigungs-E-Mail | Nachweis des Abschlusses und Inhalts des Vertrags | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b); berechtigtes Interesse an der Feststellung und Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Vertragsdauer plus zehn (10) Jahre |
| Rechnungsstellung und Zahlung | Rechnungsname und -adresse, MWST-Nummer, Angebot, Rechnungen, Zahlungsstatus, begrenzte Zahlungsdaten des Zahlungsdienstleisters (beispielsweise Kartentyp und letzte Ziffern) | Rechnungsstellung, Inkasso, Buchführung | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b); rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Bst. c) | Zehn (10) Jahre für Buchungsbelege (Art. 958f OR) |
| Support | Name, Kontaktangaben, Inhalt der Anfrage, mitgeteilte technische Informationen | Bearbeitung von Anfragen | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b) | Solange für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich |
| Betriebliche Kommunikation | Name, E-Mail, Kontostatus | Mitteilungen zu Dienst, Sicherheit, Rechnungsstellung und Vertrag, einschliesslich Änderungsmitteilungen | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b); rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Bst. c) | Dauer des Kontos |
| Marketing-Kommunikation | Name, E-Mail, Präferenzen, Öffnung der Nachrichten, sofern gemessen | Newsletter und Informationen über HEBED | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Bst. a) oder, bei bestehenden Kunden, berechtigtes Interesse mit Widerspruchsrecht (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Bis zur Abmeldung oder zum Widerruf der Einwilligung |
| Lizenzierung und Sicherheit der HEBED-Software | Technische Kennung der Installation auf dem Gerät, Softwareversion, Betriebssystem und Version, Aktivierungsstatus, Datum und Uhrzeit der Verbindungen zu HEBED, Fehlercodes ohne Interaktionsinhalte | Lizenzverwaltung, Kompatibilität, Sicherheit der Software und des Dienstes, Missbrauchsverhinderung | Vertrag (Art. 6 Abs. 1 Bst. b); berechtigtes Interesse an der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Dauer des Kontos |
| Rechtliche Pflichten und Ansprüche | Daten der obigen Kategorien, soweit erforderlich | Einhaltung des Rechts, Beantwortung behördlicher Anfragen, Feststellung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Bst. c); berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Bst. f) | Für die erforderliche Dauer |
5.2 Wir verlangen keine Ausweisdokumente und keine Daten, die wir nicht benötigen. Als Verantwortliche erheben wir keine besonders schützenswerten Personendaten, ausser Sie nehmen solche selbst in eine Nachricht an uns auf.
5.3 Die Angabe der bei der Registrierung als obligatorisch bezeichneten Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie können wir kein Konto eröffnen.
6.1 Innerhalb von HEBED haben nur die Personen Zugang zu den Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
6.2 Wir setzen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, in den folgenden Kategorien:
Diese Dienstleister sind vertraglich zu Datenschutzpflichten verpflichtet. Auf Anfrage (Abschnitt 2.1) teilen wir Ihnen die betreffenden Dienstleister und ihre Standorte mit.
6.3 Der Zahlungsdienstleister kann Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher gemäss seiner eigenen Datenschutzerklärung bearbeiten, auf die wir in der Zahlungsoberfläche verweisen.
6.4 Wir können Daten an zur Verschwiegenheit verpflichtete berufliche Berater (Anwältinnen und Anwälte, Revisionsstellen, Buchhalterinnen und Buchhalter), an eine Rechtsnachfolgerin im Fall einer Übertragung unseres Geschäfts sowie an Behörden oder Gerichte bekanntgeben, soweit das Recht dies verlangt.
6.5 Wir verkaufen keine Personendaten und geben sie nicht an Werbetreibende weiter.
7.1 Wir bewahren die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Daten hauptsächlich in der Schweiz auf. Einige unserer Dienstleister (Abschnitt 6.2) und die in Abschnitt 8 genannten Anbieter von Drittinhalten können Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Für diese Bekanntgaben stützen wir uns je nach Fall auf eine der folgenden Garantien, von denen Sie bei uns eine Kopie erhalten können:
7.2 Für die Vereinigten Staaten gilt die Angemessenheit nur für Organisationen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind.
7.3 Im Dienst bearbeitete Daten. Die Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden bearbeiten (Abschnitt 4), werden in der Hauptdatenbank des Dienstes in der Schweiz gespeichert, und die internen KI-Modelle von HEBED laufen in der Schweiz. Die von unseren Kunden genutzten KI-Tools werden nicht von HEBED betrieben: Ihre Anbieter können Daten gemäss den Verträgen, die unsere Kunden mit ihnen geschlossen haben, in anderen Ländern bearbeiten.
8.1 Unsere Website verwendet Technologien, die Informationen auf Ihrem Gerät speichern oder von dort auslesen («Cookies»):
| Art | Zweck | Ihre Wahl |
|---|---|---|
| Unbedingt erforderlich | Bereitstellung und Sicherheit der Website und der Anwendung, Anmeldung beim Konto, Speicherung Ihrer Sprachwahl im lokalen Speicher Ihres Browsers | Können nicht deaktiviert werden, da die Website ohne sie nicht funktioniert |
| Webanalyse | Die Website von HEBED verwendet kein Webanalyse-Tool | — |
| Drittinhalte | Schriftarten, die beim Aufruf der Website von Servern von Google (Google Fonts) geladen werden, wodurch Ihre IP-Adresse an Google übermittelt wird; eingebettetes Video, das von YouTube im erweiterten Datenschutzmodus geladen wird | Das Video wird nur geladen, wenn Sie es per Klick starten |
| Marketing und Werbung | HEBED verwendet keine Marketing- oder Werbe-Cookies | — |
8.2 Die Website setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Links zur Terminbuchung führen zu Calendly, das Ihre Daten gemäss seiner eigenen Datenschutzerklärung bearbeitet.
9.1 Wir schützen Personendaten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Die Seite «Sicherheit und Datenbearbeitung» (/legal/security) beschreibt, wie HEBED die im Dienst bearbeiteten Daten schützt.
10.1 Nach dem DSG haben Sie insbesondere das Recht:
10.2 Soweit die DSGVO anwendbar ist, haben Sie zudem die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gemäss Art. 15 bis 21 DSGVO.
10.3 Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an contact@hebedai-office.com. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Wir antworten innert dreissig (30) Tagen, sofern das Recht keine längere Frist erlaubt; in diesem Fall teilen wir Ihnen den Grund mit.
10.4 Sie können beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und, soweit die DSGVO anwendbar ist, bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohn- oder Arbeitsorts im Europäischen Wirtschaftsraum Beschwerde einreichen.
10.5 Für Daten, die im Auftrag eines Kunden von HEBED bearbeitet werden, wenden Sie sich bitte an diesen Kunden (Abschnitt 4).
11.1 Wir treffen keine ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhenden Entscheidungen, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen.
12.1 Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um Änderungen unserer Bearbeitungen oder des Rechts Rechnung zu tragen. Die geltende Fassung wird auf dieser Seite mit ihrem Datum des Inkrafttretens veröffentlicht. Frühere Fassungen sind unter /legal/archive abrufbar. Wesentliche Änderungen teilen wir Kontoinhabern vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mit.
12.2 Änderungen dieser Datenschutzerklärung ändern den Vertrag mit unseren Kunden nicht und können die Rechte von HEBED an Kundendaten nicht erweitern.
12.3 Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung. Bei Abweichungen gehen die französische und die englische Fassung vor.
EDWARD TANDIA, HEBED AI, Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz — contact@hebedai-office.com
HEBED-LEGAL-SEC-FR · Version 1.0 · Imprimé depuis https://www.hebed.ch/fr/legal/security
03 · Document informatif
Comment HEBED traite et protège les données des cabinets de services professionnels
| Document | Sécurité et traitement des données HEBED |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Dernière mise à jour | 19 octobre 2026 |
| Prestataire | EDWARD TANDIA, HEBED AI (entreprise individuelle, n° CH-660.6.443.025-3), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Suisse |
| Contact | Sécurité et protection des données : contact@hebedai-office.com |
| Documents liés | CGU SaaS · Politique de confidentialité |
1.1 Cette page explique comment fonctionne HEBED, à quelles données le Service accède, où ces données sont traitées et comment elles sont protégées. Elle s'adresse aux cabinets de services professionnels — avocats, fiduciaires, experts-comptables et fiscalistes, conseil — ainsi qu'à leurs responsables informatiques et délégués à la protection des données, qui doivent évaluer HEBED avant de l'utiliser sur des dossiers clients.
1.2 Cette page a une valeur informative. Les engagements contraignants de HEBED figurent dans les CGU SaaS et dans les accords contractuels conclus avec chaque Client. En cas de divergence, ces documents contractuels prévalent.
1.3 Cette page ne décrit que des pratiques que HEBED applique effectivement. Une mesure, une certification ou une fonctionnalité qui n'y figure pas n'est pas revendiquée par HEBED.
3.1 Ce qui est hébergé en Suisse. Les éléments suivants du Service sont hébergés sur une infrastructure de centres de données située en Suisse :
3.2 Ce que l'hébergement en Suisse ne couvre pas. L'hébergement en Suisse ne signifie pas que chaque élément de la chaîne se trouve en Suisse :
4.1 HEBED est un service de Billing Intelligence pour les cabinets de services professionnels. Il les aide à comprendre l'économie de leurs dossiers lorsqu'une partie du travail est assistée par des outils d'IA.
4.2 Le flux est le suivant :
4.3 Nature du Composant de capture. Le Composant de capture est un logiciel installé sur l'ordinateur de l'Utilisateur. Il fonctionne comme un proxy local. Il ne s'agit pas d'une simple extension de navigateur.
4.4 Ce qu'implique l'installation. L'installation du Composant de capture peut exiger des droits d'administrateur sur l'appareil, ainsi que l'installation d'un paramètre de proxy et d'un certificat local. Le Client ne l'installe que sur des appareils qu'il est autorisé à configurer.
4.5 Outils d'IA pris en charge. Chaque Client sélectionne dans son compte, parmi les outils d'IA pris en charge, ceux dont l'utilisation doit être mesurée. La sélection est consignée dans le Récapitulatif de configuration.
4.6 Avant le début de la capture. La capture ne commence sur un appareil qu'après que le Client a confirmé l'Activation de la capture dans son compte.
5.1 HEBED distingue quatre étapes :
| Étape | Signification |
|---|---|
| Observées | Données qui transitent par le Composant de capture sur l'appareil et qu'il peut techniquement lire |
| Capturées | Données que le Composant de capture enregistre, même temporairement, sur l'appareil |
| Transmises | Données que le Composant de capture envoie à HEBED |
| Conservées | Données que HEBED garde sur son infrastructure en Suisse |
5.2 Pour les principales catégories de données :
6.1 Propriété. Les Données du Client restent la propriété du Client. HEBED les traite pour le compte du Client et selon ses instructions, uniquement pour fournir, sécuriser et assister le Service.
6.2 Pas d'entraînement sur vos contenus. Le contenu des interactions — prompts, réponses, pièces jointes et documents — n'est jamais utilisé pour entraîner, affiner ou évaluer un modèle d'IA, qu'il s'agisse d'un modèle d'IA interne de HEBED ou du modèle d'un tiers. Cette règle s'applique aussi lorsque le contenu a été anonymisé ou agrégé. Une exception n'est possible qu'avec une autorisation écrite et spécifique du Client.
6.3 Pas de vente ni de réutilisation. HEBED ne vend pas les Données du Client, ne les loue pas, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les utilise pas pour fournir des services à d'autres clients.
6.4 Statistiques techniques anonymisées. HEBED peut établir des statistiques techniques à partir de mesures d'utilisation et de fonctionnement (par exemple volumes, durées, taux d'erreur, outils utilisés) afin d'améliorer la fiabilité, les fonctionnalités, les algorithmes et les modèles d'IA internes du Service. Ces statistiques :
6.5 Identifiants des outils d'IA. Les mots de passe, jetons de session et cookies des comptes d'outils d'IA ne sont ni transmis à HEBED ni conservés par HEBED.
6.6 Cloisonnement. Les données de chaque Client sont cloisonnées logiquement. Aucune Donnée du Client n'est utilisée dans les environnements de développement ou de test.
7.1 Rôle. HEBED utilise des modèles d'IA qu'elle exploite elle-même (les « modèles d'IA internes ») pour certaines fonctionnalités du Service, par exemple la classification des activités, le rattachement aux dossiers ou le calcul d'indicateurs.
7.2 Hébergement. Les modèles d'IA internes sont exécutés sur l'infrastructure de HEBED en Suisse. Lorsque les modèles d'IA internes traitent des Données du Client, ce traitement a lieu en Suisse.
7.3 Utilisation des données. Les modèles d'IA internes traitent les Données du Client uniquement pour produire les résultats demandés par le Client (inférence). Ils ne sont pas entraînés sur le contenu des interactions (section 6.2). Seules des statistiques techniques effectivement anonymisées peuvent servir à les améliorer (section 6.4).
7.4 Limites. Les résultats des modèles d'IA internes sont des estimations probabilistes. Ils peuvent être incomplets ou inexacts. Ils ne constituent ni un conseil juridique, fiscal ou comptable, ni une décision. Le Client les vérifie avant de s'en servir, notamment pour facturer.
8.1 HEBED applique les principes suivants dans la conception du Service et dans ses paramètres par défaut :
9.1 Côté Client. Les Utilisateurs et administrateurs autorisés dans le compte voient les données selon leur rôle.
9.2 Côté HEBED. Le personnel de HEBED ne lit ni le contenu des interactions ni les données de dossiers dans le cadre de l'exploitation ordinaire du Service. Un accès à ce contenu n'est possible qu'à titre exceptionnel :
9.3 HEBED ne prétend pas que l'accès humain est techniquement impossible. Elle s'engage à respecter les règles ci-dessus.
9.4 Mesures en place.
| Domaine | Mesure |
|---|---|
| Contrôle des accès | Comptes nominatifs, moindre privilège, revue périodique des droits |
| Journalisation | Les accès exceptionnels, actions administratives et modifications de configuration sont journalisés, sans le contenu des interactions |
| Cloisonnement | Cloisonnement logique des données de chaque Client |
| Environnements | Aucune Donnée du Client dans les environnements de développement ou de test |
| Incidents | Procédure d'incident documentée ; notification au Client dans les meilleurs délais |
9.5 Incidents de sécurité. Si un incident de sécurité affecte des Données du Client, HEBED le notifie au Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et l'assiste dans toute annonce qu'il doit effectuer, y compris auprès de ses clients, d'autorités ou d'organes professionnels.
9.6 Signalement de vulnérabilités. Merci de signaler toute vulnérabilité présumée à contact@hebedai-office.com. Ne testez pas les systèmes de HEBED sans consentement écrit préalable.
10.1 Pour éviter tout malentendu, l'offre standard ne comprend pas les éléments suivants, sauf accord contractuel exprès :
10.2 Les références à des normes dans la documentation de HEBED décrivent de bonnes pratiques. Elles ne signifient pas que HEBED est certifiée.
11.1 Les chiffres de HEBED sont des estimations.
11.2 Les chiffres ne sont ni des factures, ni des heures facturables juridiquement validées, ni des bénéfices. Ils peuvent être incomplets, par exemple lorsqu'un Utilisateur travaille hors ligne, sur un autre appareil, avec un outil non pris en charge, ou lorsqu'un contrôle réseau empêche le Composant de capture de fonctionner.
12.1 HEBED ne conserve les Données du Client que pendant la durée du Contrat et dans la mesure nécessaire pour fournir le Service, sous réserve de la section 12.2.
12.2 Suppression. Le Client peut demander à tout moment la suppression de données déterminées. Après la fin du Contrat, HEBED supprime les Données du Client conformément aux documents contractuels et confirme la suppression sur demande. Les statistiques techniques effectivement anonymisées (section 6.4) ne sont plus des Données du Client et ne sont pas concernées.
12.3 Arrêt. La capture s'arrête sur un appareil lorsque le Composant de capture est fermé ou désinstallé.
12.4 Désinstallation. Le guide de désinstallation de HEBED explique comment supprimer le Composant de capture ainsi que tout paramètre de proxy ou certificat local qu'il a installé. La désinstallation ne supprime pas les données déjà transmises à HEBED ; ces données sont supprimées selon la section 12.2 ou sur demande.
13.1 Les outils d'IA dont HEBED mesure l'utilisation (assistants conversationnels et autres services d'IA) sont contractés directement par le Client ou ses Utilisateurs. Ils ne font pas partie de l'infrastructure de HEBED, ne sont pas hébergés par HEBED en Suisse et leurs fournisseurs ne sont pas des sous-traitants de HEBED. HEBED ne maîtrise pas :
13.2 Ces questions dépendent du contrat du Client avec chaque fournisseur et de l'édition utilisée (par exemple une licence personnelle ou une licence d'organisation). Le Client devrait les vérifier avant d'utiliser un outil d'IA sur des dossiers clients, indépendamment de HEBED.
13.3 HEBED ne modifie aucun paramètre des comptes du Client auprès des outils d'IA, n'accepte aucune condition au nom du Client et ne transmet pas les Données du Client aux fournisseurs de ces outils.
| HEBED | Client |
|---|---|
| Protéger les Données du Client conformément aux documents contractuels et à cette page | Apprécier la compatibilité de l'utilisation sur des dossiers clients avec son secret professionnel, ses engagements de confidentialité et ses autres règles professionnelles |
| Exploiter le Composant de capture tel que décrit ici | Ne l'installer que sur des appareils qu'il est autorisé à configurer et informer les Utilisateurs |
| Héberger l'application, la base de données principale et les modèles d'IA internes en Suisse | Choisir ses outils d'IA et en vérifier les conditions, les lieux de traitement et les paramètres d'entraînement |
| Notifier les incidents de sécurité et assister le Client dans ses annonces | Sécuriser ses appareils, réseaux et comptes d'outils d'IA |
| Supprimer les données comme convenu | Exporter les données qu'il souhaite conserver avant la fin du Contrat |
15.1 Cette page est mise à jour lorsque les traitements de HEBED changent. La version en vigueur est publiée ici avec sa date. Les versions antérieures sont disponibles dans les archives des documents juridiques. Une modification de cette page ne réduit pas les engagements contractuels de HEBED envers un Client sans l'accord de celui-ci.
HEBED-LEGAL-SEC-EN · Version 1.0 · Printed from https://www.hebed.ch/en/legal/security
03 · Information document
How HEBED processes and protects the data of professional services firms
| Document | HEBED Security & Data Processing |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Last updated | 19 October 2026 |
| Provider | EDWARD TANDIA, HEBED AI (sole proprietorship, no. CH-660.6.443.025-3), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Switzerland |
| Contact | Security and data protection: contact@hebedai-office.com |
| Related documents | SaaS Terms of Service · Privacy Policy |
1.1 This page explains how HEBED works, what data the Service accesses, where that data is processed and how it is protected. It is intended for professional services firms — lawyers, fiduciaries, accountants and tax advisers, consultants — and for their IT managers and data protection officers, who need to assess HEBED before using it on client engagements.
1.2 This page is for information only. HEBED's binding commitments are set out in the SaaS Terms of Service and in the contractual agreements concluded with each Customer. In the event of any inconsistency, those contractual documents prevail.
1.3 This page describes only practices that HEBED actually applies. HEBED does not claim any measure, certification or feature that is not stated here.
3.1 What is hosted in Switzerland. The following elements of the Service are hosted on data centre infrastructure located in Switzerland:
3.2 What hosting in Switzerland does not cover. Hosting in Switzerland does not mean that every element of the chain is in Switzerland:
4.1 HEBED is a Billing Intelligence service for professional services firms. It helps them understand the economics of their engagements where part of the work is assisted by AI tools.
4.2 The flow is as follows:
4.3 Nature of the Capture Component. The Capture Component is software installed on the User's computer. It works as a local proxy. It is not simply a browser extension.
4.4 What installation involves. Installing the Capture Component may require administrator rights on the device and the installation of a proxy setting and a local certificate. The Customer installs it only on devices it is authorised to configure.
4.5 Supported AI tools. Each Customer selects in its account, from the supported AI tools, those whose use is to be measured. The selection is recorded in the Configuration Summary.
4.6 Before capture starts. Capture starts on a device only after the Customer has confirmed Capture Activation in its account.
5.1 HEBED distinguishes four stages:
| Stage | Meaning |
|---|---|
| Observed | Data that passes through the Capture Component on the device and that it can technically read |
| Captured | Data that the Capture Component records, even temporarily, on the device |
| Transmitted | Data that the Capture Component sends to HEBED |
| Stored | Data that HEBED keeps on its infrastructure in Switzerland |
5.2 For the main categories of data:
6.1 Ownership. Customer Data remains the property of the Customer. HEBED processes it on the Customer's behalf and in accordance with the Customer's instructions, solely to provide, secure and support the Service.
6.2 No training on your content. The content of interactions — prompts, responses, attachments and documents — is never used to train, fine-tune or evaluate an AI model, whether one of HEBED's internal AI models or a third party's model. This rule also applies where the content has been anonymised or aggregated. An exception is possible only with the Customer's specific written authorisation.
6.3 No sale or reuse. HEBED does not sell or rent Customer Data, does not use it for advertising purposes and does not use it to provide services to other customers.
6.4 Anonymised technical statistics. HEBED may compile technical statistics from usage and operational metrics (for example volumes, durations, error rates, tools used) in order to improve the reliability, features, algorithms and internal AI models of the Service. These statistics:
6.5 AI tool credentials. Passwords, session tokens and cookies of AI tool accounts are neither transmitted to HEBED nor stored by HEBED.
6.6 Segregation. Each Customer's data is logically segregated. No Customer Data is used in development or test environments.
7.1 Role. HEBED uses AI models that it operates itself (the "internal AI models") for certain features of the Service, for example classifying activities, attributing activities to engagements or calculating indicators.
7.2 Hosting. The internal AI models run on HEBED's infrastructure in Switzerland. Where the internal AI models process Customer Data, that processing takes place in Switzerland.
7.3 Use of data. The internal AI models process Customer Data solely to produce the results requested by the Customer (inference). They are not trained on the content of interactions (Section 6.2). Only effectively anonymised technical statistics may be used to improve them (Section 6.4).
7.4 Limitations. The results of the internal AI models are probabilistic estimates. They may be incomplete or inaccurate. They do not constitute legal, tax or accounting advice, nor do they constitute a decision. The Customer verifies them before relying on them, in particular for billing.
8.1 HEBED applies the following principles in the design of the Service and in its default settings:
9.1 Customer side. The Users and administrators authorised in the account see the data according to their role.
9.2 HEBED side. HEBED personnel do not read the content of interactions or engagement data in the ordinary operation of the Service. Access to that content is possible only on an exceptional basis:
9.3 HEBED does not claim that human access is technically impossible. It commits to complying with the rules above.
9.4 Measures in place.
| Domain | Measure |
|---|---|
| Access control | Named accounts, least privilege, periodic review of access rights |
| Logging | Exceptional access, administrative actions and configuration changes are logged, without the content of interactions |
| Segregation | Logical segregation of each Customer's data |
| Environments | No Customer Data in development or test environments |
| Incidents | Documented incident procedure; notification of the Customer without undue delay |
9.5 Security incidents. If a security incident affects Customer Data, HEBED notifies the Customer without undue delay after becoming aware of it and assists the Customer with any notification it must make, including to its clients, authorities or professional bodies.
9.6 Vulnerability reporting. Please report any suspected vulnerability to contact@hebedai-office.com. Do not test HEBED's systems without prior written consent.
10.1 To avoid any misunderstanding, the Standard Offer does not include the following unless expressly agreed by contract:
10.2 References to standards in HEBED's documentation describe good practice. They do not mean that HEBED is certified.
11.1 HEBED's figures are estimates.
11.2 The figures are not invoices, legally validated billable hours or profit figures. They may be incomplete, for example when a User works offline, on another device, with an unsupported tool, or when a network control prevents the Capture Component from operating.
12.1 HEBED keeps Customer Data only for the term of the contract and to the extent necessary to provide the Service, subject to Section 12.2.
12.2 Deletion. The Customer may request the deletion of specific data at any time. After the end of the contract, HEBED deletes Customer Data in accordance with the contractual documents and confirms deletion on request. Effectively anonymised technical statistics (Section 6.4) are no longer Customer Data and are not affected.
12.3 Stopping. Capture stops on a device when the Capture Component is closed or uninstalled.
12.4 Uninstallation. HEBED's uninstallation guide explains how to remove the Capture Component and any proxy setting or local certificate it installed. Uninstallation does not delete data already transmitted to HEBED; that data is deleted in accordance with Section 12.2 or on request.
13.1 The AI tools whose use HEBED measures (chat assistants and other AI services) are contracted directly by the Customer or its Users. They are not part of HEBED's infrastructure, are not hosted by HEBED in Switzerland, and their providers are not HEBED's sub-processors. HEBED does not control:
13.2 These questions depend on the Customer's contract with each provider and on the edition used (for example a personal or an organisational licence). The Customer should check them before using an AI tool on client engagements, independently of HEBED.
13.3 HEBED does not change any setting of the Customer's AI tool accounts, does not accept any terms on the Customer's behalf and does not transmit Customer Data to the providers of those tools.
| HEBED | Customer |
|---|---|
| Protecting Customer Data in accordance with the contractual documents and this page | Assessing whether use on client engagements is compatible with its professional secrecy, its confidentiality undertakings and its other Professional Rules |
| Operating the Capture Component as described here | Installing it only on devices it is authorised to configure, and informing Users |
| Hosting the application, the main database and the internal AI models in Switzerland | Choosing its AI tools and checking their terms, processing locations and training settings |
| Notifying security incidents and assisting the Customer with its notifications | Securing its devices, networks and AI tool accounts |
| Deleting data as agreed | Exporting the data it wants to keep before the end of the contract |
15.1 This page is updated when HEBED's processing changes. The version in force is published here with its date. Previous versions are available in the legal documents archive. A change to this page does not reduce HEBED's contractual commitments to a Customer without that Customer's consent.
HEBED-LEGAL-SEC-DE · Version 1.0 · Gedruckt von https://www.hebed.ch/de/legal/security
03 · Informationsdokument
Wie HEBED die Daten von Dienstleistungsunternehmen bearbeitet und schützt
Nicht verbindliche Übersetzung. Massgebend sind die französische und die englische Fassung.
| Dokument | Sicherheit und Datenbearbeitung bei HEBED |
|---|---|
| Version | 1.0 |
| Letzte Aktualisierung | 19. Oktober 2026 |
| Anbieterin | EDWARD TANDIA, HEBED AI (Einzelunternehmen, Nr. CH-660.6.443.025-3), Boulevard D'Yvoy 3, 1205 Genève, Schweiz |
| Kontakt | Sicherheit und Datenschutz: contact@hebedai-office.com |
| Verbundene Dokumente | AGB SaaS · Datenschutzerklärung |
1.1 Diese Seite erläutert, wie HEBED funktioniert, auf welche Daten der Dienst zugreift, wo diese Daten bearbeitet werden und wie sie geschützt sind. Sie richtet sich an Dienstleistungsunternehmen — Anwaltskanzleien, Treuhand, Buchhaltung und Steuerberatung, Beratung — sowie an deren IT-Verantwortliche und Datenschutzberaterinnen und -berater, die HEBED prüfen müssen, bevor sie den Dienst für Mandate einsetzen.
1.2 Diese Seite dient der Information. Die verbindlichen Zusagen von HEBED stehen in den AGB SaaS und in den mit jedem Kunden abgeschlossenen vertraglichen Vereinbarungen. Bei Abweichungen gehen diese Vertragsdokumente vor.
1.3 Diese Seite beschreibt nur Praktiken, die HEBED tatsächlich anwendet. Eine Massnahme, Zertifizierung oder Funktion, die hier nicht aufgeführt ist, wird von HEBED nicht behauptet.
3.1 Was in der Schweiz gehostet wird. Die folgenden Elemente des Dienstes werden auf einer Rechenzentrumsinfrastruktur in der Schweiz gehostet:
3.2 Was das Hosting in der Schweiz nicht abdeckt. Hosting in der Schweiz bedeutet nicht, dass sich jedes Element der Kette in der Schweiz befindet:
4.1 HEBED ist ein Billing-Intelligence-Dienst für Dienstleistungsunternehmen. Er hilft ihnen, die Wirtschaftlichkeit ihrer Mandate zu verstehen, wenn ein Teil der Arbeit mit Unterstützung von KI-Tools erbracht wird.
4.2 Der Ablauf ist wie folgt:
4.3 Art der Erfassungskomponente. Die Erfassungskomponente ist eine auf dem Computer des Nutzers installierte Software. Sie arbeitet als lokaler Proxy. Es handelt sich nicht um eine blosse Browsererweiterung.
4.4 Was die Installation bedeutet. Die Installation der Erfassungskomponente kann Administratorrechte auf dem Gerät sowie die Einrichtung einer Proxy-Einstellung und eines lokalen Zertifikats erfordern. Der Kunde installiert sie nur auf Geräten, die er konfigurieren darf.
4.5 Unterstützte KI-Tools. Jeder Kunde wählt in seinem Konto unter den unterstützten KI-Tools diejenigen aus, deren Nutzung gemessen werden soll. Die Auswahl wird in der Konfigurationsübersicht festgehalten.
4.6 Vor Beginn der Erfassung. Die Erfassung beginnt auf einem Gerät erst, nachdem der Kunde die Aktivierung der Erfassung in seinem Konto bestätigt hat.
5.1 HEBED unterscheidet vier Stufen:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| Beobachtet | Daten, die über die Erfassungskomponente auf dem Gerät laufen und die sie technisch lesen kann |
| Erfasst | Daten, welche die Erfassungskomponente auf dem Gerät, auch vorübergehend, aufzeichnet |
| Übermittelt | Daten, welche die Erfassungskomponente an HEBED sendet |
| Gespeichert | Daten, die HEBED auf ihrer Infrastruktur in der Schweiz aufbewahrt |
5.2 Für die wichtigsten Datenkategorien:
6.1 Eigentum. Die Kundendaten bleiben Eigentum des Kunden. HEBED bearbeitet sie im Auftrag und nach den Weisungen des Kunden, ausschliesslich um den Dienst zu erbringen, abzusichern und zu unterstützen.
6.2 Kein Training mit Ihren Inhalten. Der Inhalt der Interaktionen — Prompts, Antworten, Anhänge und Dokumente — wird nie zum Training, Feintuning oder zur Evaluation eines KI-Modells verwendet, unabhängig davon, ob es sich um ein internes KI-Modell von HEBED oder um das Modell eines Dritten handelt. Diese Regel gilt auch, wenn der Inhalt anonymisiert oder aggregiert wurde. Eine Ausnahme ist nur mit einer schriftlichen und spezifischen Ermächtigung des Kunden möglich.
6.3 Kein Verkauf und keine Wiederverwendung. HEBED verkauft keine Kundendaten, vermietet sie nicht, verwendet sie nicht zu Werbezwecken und verwendet sie nicht, um Dienstleistungen für andere Kunden zu erbringen.
6.4 Anonymisierte technische Statistiken. HEBED kann aus Nutzungs- und Betriebsmessungen (beispielsweise Volumen, Dauer, Fehlerquoten, verwendete Tools) technische Statistiken erstellen, um die Zuverlässigkeit, die Funktionen, die Algorithmen und die internen KI-Modelle des Dienstes zu verbessern. Diese Statistiken:
6.5 Zugangsdaten für KI-Tools. Passwörter, Sitzungstoken und Cookies der Konten bei KI-Tools werden weder an HEBED übermittelt noch von HEBED gespeichert.
6.6 Trennung. Die Daten jedes Kunden sind logisch getrennt. Es werden keine Kundendaten in Entwicklungs- oder Testumgebungen verwendet.
7.1 Funktion. HEBED verwendet KI-Modelle, die sie selbst betreibt (die «internen KI-Modelle»), für bestimmte Funktionen des Dienstes, beispielsweise die Klassifizierung von Tätigkeiten, die Zuordnung zu Mandaten oder die Berechnung von Kennzahlen.
7.2 Hosting. Die internen KI-Modelle werden auf der Infrastruktur von HEBED in der Schweiz ausgeführt. Wenn die internen KI-Modelle Kundendaten bearbeiten, findet diese Bearbeitung in der Schweiz statt.
7.3 Verwendung der Daten. Die internen KI-Modelle bearbeiten Kundendaten ausschliesslich, um die vom Kunden verlangten Ergebnisse zu erzeugen (Inferenz). Sie werden nicht mit dem Inhalt der Interaktionen trainiert (Abschnitt 6.2). Nur tatsächlich anonymisierte technische Statistiken dürfen zu ihrer Verbesserung verwendet werden (Abschnitt 6.4).
7.4 Grenzen. Die Ergebnisse der internen KI-Modelle sind probabilistische Schätzungen. Sie können unvollständig oder ungenau sein. Sie stellen weder eine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung noch einen Entscheid dar. Der Kunde überprüft sie, bevor er sie verwendet, insbesondere für die Rechnungsstellung.
8.1 HEBED wendet bei der Gestaltung des Dienstes und bei seinen Voreinstellungen die folgenden Grundsätze an:
9.1 Seitens des Kunden. Die im Konto berechtigten Nutzer und Administratoren sehen die Daten gemäss ihrer Rolle.
9.2 Seitens HEBED. Das Personal von HEBED liest im ordentlichen Betrieb des Dienstes weder den Inhalt der Interaktionen noch Mandatsdaten. Ein Zugriff auf diese Inhalte ist nur ausnahmsweise möglich:
9.3 HEBED behauptet nicht, dass ein menschlicher Zugriff technisch unmöglich ist. Sie verpflichtet sich, die obigen Regeln einzuhalten.
9.4 Bestehende Massnahmen.
| Bereich | Massnahme |
|---|---|
| Zugriffskontrolle | Persönliche Konten, minimale Berechtigungen, periodische Überprüfung der Berechtigungen |
| Protokollierung | Ausnahmezugriffe, administrative Handlungen und Konfigurationsänderungen werden protokolliert, ohne den Inhalt der Interaktionen |
| Trennung | Logische Trennung der Daten jedes Kunden |
| Umgebungen | Keine Kundendaten in Entwicklungs- oder Testumgebungen |
| Vorfälle | Dokumentiertes Verfahren für Vorfälle; Meldung an den Kunden so rasch als möglich |
9.5 Sicherheitsvorfälle. Betrifft ein Sicherheitsvorfall Kundendaten, meldet HEBED dies dem Kunden so rasch als möglich, nachdem sie davon Kenntnis erhalten hat, und unterstützt ihn bei allen Meldungen, die er vornehmen muss, auch gegenüber seinen Klientinnen und Klienten, Behörden oder Berufsorganen.
9.6 Meldung von Schwachstellen. Bitte melden Sie vermutete Schwachstellen an contact@hebedai-office.com. Testen Sie die Systeme von HEBED nicht ohne vorgängige schriftliche Zustimmung.
10.1 Um Missverständnisse zu vermeiden: Das Standardangebot umfasst die folgenden Elemente nicht, sofern sie nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart werden:
10.2 Verweise auf Normen in der Dokumentation von HEBED beschreiben gute Praxis. Sie bedeuten nicht, dass HEBED zertifiziert ist.
11.1 Die Zahlen von HEBED sind Schätzungen.
11.2 Die Zahlen sind weder Rechnungen noch rechtlich validierte verrechenbare Stunden oder Gewinne. Sie können unvollständig sein, etwa wenn ein Nutzer offline, auf einem anderen Gerät oder mit einem nicht unterstützten Tool arbeitet oder wenn eine Netzwerkkontrolle den Betrieb der Erfassungskomponente verhindert.
12.1 HEBED bewahrt Kundendaten nur während der Vertragsdauer und nur soweit auf, als dies für die Erbringung des Dienstes erforderlich ist, vorbehältlich Abschnitt 12.2.
12.2 Löschung. Der Kunde kann jederzeit die Löschung bestimmter Daten verlangen. Nach Vertragsende löscht HEBED die Kundendaten gemäss den Vertragsdokumenten und bestätigt die Löschung auf Verlangen. Tatsächlich anonymisierte technische Statistiken (Abschnitt 6.4) sind keine Kundendaten mehr und davon nicht betroffen.
12.3 Beenden. Die Erfassung endet auf einem Gerät, wenn die Erfassungskomponente geschlossen oder deinstalliert wird.
12.4 Deinstallieren. Die Deinstallationsanleitung von HEBED erläutert, wie die Erfassungskomponente sowie allfällige von ihr installierte Proxy-Einstellungen oder lokale Zertifikate entfernt werden. Die Deinstallation löscht keine bereits an HEBED übermittelten Daten; diese werden gemäss Abschnitt 12.2 oder auf Verlangen gelöscht.
13.1 Die KI-Tools, deren Nutzung HEBED misst (Chat-Assistenten und andere KI-Dienste), werden direkt vom Kunden oder seinen Nutzern bezogen. Sie sind nicht Teil der Infrastruktur von HEBED, werden nicht von HEBED in der Schweiz gehostet, und ihre Anbieter sind keine Unterauftragsbearbeiter von HEBED. HEBED hat keine Kontrolle darüber:
13.2 Diese Fragen hängen vom Vertrag des Kunden mit jedem Anbieter und von der verwendeten Edition ab (beispielsweise eine persönliche Lizenz oder eine Organisationslizenz). Der Kunde sollte sie unabhängig von HEBED prüfen, bevor er ein KI-Tool für Mandate einsetzt.
13.3 HEBED ändert keine Einstellungen der Konten des Kunden bei KI-Tools, nimmt keine Bedingungen im Namen des Kunden an und gibt den Anbietern dieser Tools keine Kundendaten bekannt.
| HEBED | Kunde |
|---|---|
| Schutz der Kundendaten gemäss den Vertragsdokumenten und dieser Seite | Beurteilung, ob die Nutzung für Mandate mit seinem Berufsgeheimnis, seinen Vertraulichkeitsverpflichtungen und seinen übrigen Berufsregeln vereinbar ist |
| Betrieb der Erfassungskomponente wie hier beschrieben | Installation nur auf Geräten, die er konfigurieren darf, und Information der Nutzer |
| Hosting der Anwendung, der Hauptdatenbank und der internen KI-Modelle in der Schweiz | Auswahl seiner KI-Tools und Prüfung ihrer Bedingungen, Bearbeitungsorte und Trainingseinstellungen |
| Meldung von Sicherheitsvorfällen und Unterstützung des Kunden bei seinen Meldungen | Sicherung seiner Geräte, Netzwerke und Konten bei KI-Tools |
| Löschung der Daten wie vereinbart | Export der Daten, die er behalten will, vor Vertragsende |
15.1 Diese Seite wird aktualisiert, wenn sich die Bearbeitungen von HEBED ändern. Die geltende Fassung wird hier mit ihrem Datum veröffentlicht. Frühere Fassungen sind im Archiv der rechtlichen Dokumente abrufbar. Eine Änderung dieser Seite schränkt die vertraglichen Zusagen von HEBED gegenüber einem Kunden ohne dessen Zustimmung nicht ein.
15.2 Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung. Bei Abweichungen gehen die französische und die englische Fassung vor.
Versions publiées des documents juridiques HEBED. Chaque version est conservée sans modification.
| Juridique | Version | Dernière mise à jour |
|---|---|---|
| Conditions générales d'utilisation (Version en vigueur) | 1.0 | 19 octobre 2026 |
| Politique de confidentialité (Version en vigueur) | 1.0 | 19 octobre 2026 |
| Sécurité et traitement des données (Version en vigueur) | 1.0 | 19 octobre 2026 |
Published versions of HEBED's legal documents. Each version is kept unchanged.
| Legal | Version | Last updated |
|---|---|---|
| Terms of Service (Version in force) | 1.0 | 19 October 2026 |
| Privacy Policy (Version in force) | 1.0 | 19 October 2026 |
| Security & Data Processing (Version in force) | 1.0 | 19 October 2026 |
Veröffentlichte Fassungen der rechtlichen Dokumente von HEBED. Jede Fassung wird unverändert aufbewahrt.
| Rechtliches | Version | Letzte Aktualisierung |
|---|---|---|
| Allgemeine Geschäftsbedingungen (Geltende Fassung) | 1.0 | 19. Oktober 2026 |
| Datenschutzerklärung (Geltende Fassung) | 1.0 | 19. Oktober 2026 |
| Sicherheit und Datenbearbeitung (Geltende Fassung) | 1.0 | 19. Oktober 2026 |